Службова записка – це письмовий документ, який використовується в робочій діяльності багатьох організацій. Вона є засобом комунікації між різними підрозділами, відділами або працівниками компанії. Цей документ може мати різноманітні форми та цілі, а його правильне оформлення є дуже важливим для зручності та зрозумілості комунікації.
Особливості службової записки полягають у використанні формалізованих правил оформлення, зокрема, вказання кому адресована заява, назви відправника, дати написання, короткого та чіткого пунктуального тексту. Також є необхідним вказати мету письмового документа та назву його відділу. Для зручності текст поділяється на розділи, абзаци та розміщується в блоках.
Приклади службових записок можуть включати такі теми як: заява про відпустку, заява про переведення на інший підрозділ, заява про надання додаткових прав, а також інші подібні ситуації. Кожна заява має свою структуру, яку необхідно враховувати при її складанні. Для цього можна використовувати готові шаблони та приклади зразків, але варто пам’ятати, що кожна заява є індивідуальною і вимагає окремого підходу та корекції відповідно до конкретної ситуації.
Службові записки: особливості та приклади
Службова записка є офіційним документом, що використовується для передачі інформації, висловлення пропозицій або рекомендацій у робочій сфері. Вона є діловим листом формального характеру, що використовується в офіційному спілкуванні між співробітниками, керівниками та установами. Дані записки мають досить чіткі структуру та відповідають певним нормам оформлення.
Особливості службових записок полягають у наступному:
- Заголовок. У заголовку службової записки зазначається найменування документа, назва відділу, дата та номер записки.
- Адресат. У розділі “кому” слід зазначити ім’я, посаду та контактні дані адресата. Якщо записка має бути розглянута декількома особами, вказується “До уваги” імені керівника або кількох осіб.
- Вступ. У вступній частині службової записки зазначається мета письмова та коротко викладаються основні деталі ситуації або проблеми.
- Основна частина. Основна частина записки містить викладення фактів, аргументів, обґрунтування та пропозицій. Тут можуть використовуватися таблички, графіки, статистичні дані тощо.
- Висновок. У заключній частині службової записки формулюються висновки, рекомендації, пропозиції або подяки.
- Підпис та дата. В кінці записки слід зазначити підпис автора, його посаду та дату складання документа.
Далі наведений приклад структури службової записки:
| Заголовок: | Службова записка |
|---|---|
| Кому: | Іванов Іван Іванович, головний бухгалтер |
| Дата: | 01.01.2022 |
| Номер: | ЗП-01 |
Шановний Іване Івановичу,
Надамо Вам інформацію щодо стану фінансових показників компанії за минулий квартал.
- Загальний обсяг прибутку склав 1000000 грн.
- Витрати на оплату праці становлять 500000 грн.
- Витрати на закупівлю матеріалів складають 300000 грн.
- Заборгованість перед постачальниками – 200000 грн.
За результатами аналізу фінансових показників, рекомендуємо звернути увагу на ефективність використання бюджету та забезпечити вчасну оплату заборгованості перед постачальниками.
З повагою,
Іваненко Марія Петрівна
Фінансовий директор
01.01.2022
Записки як документ в службовій сфері
Записка – це один із видів документів в службовій сфері, який використовується для передачі інформації між співробітниками організації, відділами чи підрозділами. Вона має короткий формат і часто використовується для вирішення швидких питань, повідомлення про невідкладні питання чи координації роботи.
Записка може містити таку інформацію:
- Тема – коротка назва питання, яке потребує уваги;
- Дата – день формування записки;
- Адресат – особа чи відділ, до якого адресовано повідомлення;
- Відправник – особа чи відділ, який направляє записку;
- Зміст – конкретна інформація, в якій відображається суть питання або прохання.
В залежності від потреби, записка може бути супроводжена додатковими документами, які, наприклад, містять розширені пояснення чи протоколи засідань.
Оформлення записки може бути стандартизовано в межах певної організації чи відповідати загальноприйнятим правилам:
- Заголовок записки повинен містити тему, дату та адресата.
- Записка повинна бути написана чітко та лаконічно, використовуючи зрозумілу мову та термінологію, що відповідає специфіці роботи організації.
- Зміст записки повинен бути розбитий на абзаци з короткими реченнями, для зручності сприйняття інформації.
- Записка повинна містити підпис автора і дату написання.
Записки можуть використовуватися для різних цілей, таких як подання звітів, виставлення питань для обговорення, запитів на отримання інформації, узгодження рішень тощо. Вони є важливим елементом безперебійного комунікаційного процесу в організації, допомагаючи забезпечити ефективну роботу колективу.
Приклади службових записок
Нижче наведені кілька прикладів службових записок, які використовуються в офісному середовищі для обміну інформацією та вирішення різних питань.
№1: Запит на відрядження
Шановний керівнику!
Прошу надати дозвіл на відрядження за місцем праці для виконання службових обов’язків.
Планований термін відрядження: з 15.04.2022 по 20.04.2022.
Мета відрядження: участь у конференції “Нові тренди в сфері маркетингу та реклами”.
Прошу розглянути дану заявку та надати відповідні рекомендації щодо дозволу.
З повагою,
Іванов Іван Іванович
№2: Звіт про виконану роботу
Шановний керівнику!
Повідомляю про виконання плану роботи за період з 01.03.2022 по 31.03.2022.
На протязі звітного періоду були виконані наступні завдання:
- Підготовка маркетингової стратегії наступного кварталу;
- Організація та проведення презентації нового продукту;
- Аналіз конкурентного середовища;
- Підготовка звіту про фінансові показники компанії;
- Участь у зустрічах з потенційними клієнтами.
Відповідно до плану роботи, всі завдання були виконані в повному обсязі та в установлені терміни.
З повагою,
Петренко Петро Петрович
№3: Запит на придбання офісного обладнання
Шановний керівнику!
Прошу надати згоду на придбання наступного офісного обладнання:
№ Найменування Кількість Ціна (грн) 1 Принтер монохромний 2 3500 2 Сканер документів 1 2500 3 Ксерокс кольоровий 1 7000 Вартість обладнання складає 14 500 грн.
Прошу розглянути дану заявку та прийняти відповідне рішення.
З повагою,
Сидоренко Олексій Іванович