Службова записка як правильно. Як написати правильно службову записку – зразок

Про внутрішніх документах організації багато співробітників знають лише з чуток – доповідні записки плутають зі службовими і складають невірно. Це порушує виконання основної функції таких документів – офіційне спілкування всередині колективу, що призводить до неможливості злагодженої роботи. Ось чому стає актуальним питання складання службової записки, її відмінності та схожість з іншими паперами, специфікація написання.

Термінологія

Засіб спілкування між посадовими особами, структурними підрозділами. Іноді визначається як документ про виконання будь-якого завдання / роботи, хоча вона може мати й інший характер. Зразки, які будуть розглянуті в цій статті, як раз і відображають можливий зміст службової записки.

Офіційно класифікатор управлінських документів не містить інформації про таку папері, як службова записка. Приклад, як її писати, не надається, але це не скасовує того, що подібний документ набув значного поширення в робітничо-трудовій сфері з ряду причин.

Причини необхідності використання

Службова записка відома як часто використовуваний допоміжний документ. На неї лягає відповідальність забезпечити зв’язок між елементами робочої системи, тобто співробітниками. Чому ж такий документ так популярний? Багато робочі моменти можна і потрібно вирішити без втручання керівних постів – це доводить самостійність і працездатність відділів автономно і як системи в цілому.

Особливості

Відмінність від вищеназваної доповідної записки полягає в тому, що остання має на увазі звернення до вищих чинів, а службова записка, приклад якої буде розглянуто нижче, утворює зв’язок на горизонтальному рівні. Це може бути звернення до адміністратора іншого відділу або керівника іншого підрозділу. В кожному окремому випадку, поки що згадуються особи мають рівнозначні посади, можна говорити про службовій записці. Коли виникає нерівність, повинна бути складена Деякі з прикладів, представлених тут, можуть носити неоднозначний характер визначення, причини цього будуть розглянуті пізніше.

Тематика службових записок

Зазвичай службові записки пишуться з питань забезпечення: інформаційного, господарського, матеріально-технічного або організаційного. Нерідко записка може містити якусь прохання або пропозицію. У кожного із структурних елементів зазвичай якась із тематик пріоритетна і співвідноситься з областю, в якій працює сам елемент.

оформлення

Оформлення службової записки виконується так само, як і оформлення доповідної. Отже, змінюється лише зміст. Оформлення службових записок регулюється ГОСТом. Це дозволяє підтримувати єдність оформлення всіх управлінських документів.

Приклад того, як писати службову записку:

Інформаційно-технічний відділ (у верхній частині сторінки, з лівого боку )

Начальнику служби охорони (вгорі, з правого боку ) Любченко Р. Л.

У п’ятницю 17. 09. 2015 буде проведена заміна матеріально-технічної бази. У зв’язку з цим прошу надати доступ наступних працівників організації ПП “АМИР” для виконання цих робіт:

1. Андеенко Сергій Геннадійович.
2. Мішков Лев Георгійович.

Начальник відділу (з лівого боку ) _Роспісь_ Антипов Р. Д. (з правої сторони)

Оформлення службової записки передбачає типовий формат аркуша – А4.

переваги

По суті, аналог мовного повідомлення, службова записка має ряд переваг перед звичним робочим спілкуванням:

• збереження в письмовому вигляді;
• офіційне документування;
• зручність в разі передачі складної інформації;
• можливість передачі одного повідомлення відразу декільком особам.

Логічно що випливають звідси наслідки:

• можливість підтвердити / спростувати якесь твердження;
• чітка постановка завдання і чітке її виконання;
• своєчасність виконання;
• ефективність роботи.

характер

Написання службової записки може мати наступний характер:

• інформаційний (повідомлення, повідомлення, інструктаж і т. д.);
• ініціативний (запит);
• звітний.

Службова записка, приклад якої було надано вище, носить інформаційний характер, так як начальник одного відділу сповіщає іншого про майбутній виконанні робіт, крім того, дає простий інструктаж про те, що той зобов’язаний зробити.

Останні два пункти нерідко сусідять: звітна записка є відповіддю на ініціативну (запит).

структура

Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:

• реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
• найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
• дата документа;
• текст;
• реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).

Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:

1. Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
2. Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів “у зв’язку. “.
3. Третя частина – заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.

Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з’єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов’язково з’являється і в відповідних документах.

стилізація

Хоча для цього паперу дозволяється вільний формат, так само як і для всіх інших управлінських паперів, щоб знати, як правильно написати службову записку, необхідно вільно висловлювати свої думки в діловому стилі, адже при складанні будь-якого роду документації використовується саме він.

Службові записки не мають чіткої класифікації, але в той же час їх можна умовно поділити на види.

Наприклад, буває службова записка:

• про підвищення;
• на придбання;
• про списання і т. д.

Кожен з видів має свою специфікацію написання. Для кращого розуміння того, як написати службову записку, будуть приведені також і приклади.

Про підвищення

Службова записка про збільшення заробітної плати може знадобитися працівникам, котрі вважають, що вони отримують недостатнє грошову винагороду за свою працю. Логічно, що перш за все вони звернуться до свого начальника – напишуть доповідну записку.

Службову записку такого типу пише начальник відділу працівника на ім’я голови управління. Іноді цим займається також і відділ кадрів. Тоді спочатку йде мова про спілкування відділу співробітника, який бажає отримувати більший оклад, і відділу кадрів. Причини збільшення заробітної плати (зміна обсягів праці, кваліфікації працівника та інше) обов’язково повинна містити службова записка.

Зразок представлений нижче.

Відділ обліку матеріальних засобів

Генеральному директору ПП “Агро Дарина” Аніннікову Г. Л.

Про збільшення заробітної плати Фурманець Г. В.

Фурманець Галина Вікторівна працює в ПП “Агро Дарина” з 4 березня 2011 року в посаді провідного спеціаліста відділу обліку матеріальних засобів. Вона кваліфікований майстер своєї справи, який показує високу результативність праці, пунктуальна, обов’язкове і виконавча. За час роботи не отримала жодного дисциплінарного стягнення. У зв’язку з вищепереліченим прошу Вас збільшити заробітну плату Фурманець Галині Вікторівні з 23 000 рублів до 25 000 рублів.

Начальник відділу обліку матеріальних средств_подпісь_Галкін С. А.

Підвищення не означає тільки збільшення оплати праці, також може матися на увазі перехід на більш високу посаду.Службова записка про підвищення на посаді пишеться також начальником відділу.

Це важливе зауваження: така ж службова записка директору, тобто записка від підлеглого начальнику вважається доповідній.

• підвищення його кваліфікації;
• отримання вищої освіти (першого / другого);
• стажу і досвіду роботи;
• за видатні заслуги.

Причини повинні бути вказані безпосередньо в службовій записці. Наприклад, наступного.

Відділ матеріально-технічного забезпечення

Генеральному директору ПП “Нетфлікс” Ляшенко С. Ю.

Про підвищення в посаді Білоусової Ю. О.

Білоусова Юлія Олегівна працює в ПП “Нетфлікс” з 7 січня 1999 року в посаді адміністратора відділу матеріально-технічного забезпечення. Вона кваліфікований фахівець своєї справи. Співробітниця виконавча і відповідальна, відрізняється високою працездатністю і витримкою в стресових ситуаціях. 15 лютого 2001 року одержала диплом магістра за спеціальністю “Облік і аудит”. У зв’язку з зазначеним рекомендую Белоусову Юлію Олегівну до підвищення до посади старшого адміністратора.

Начальник відділу матеріально-технічного обеспеченія_подпісь_Ельчанінов П. Л.

на придбання

Під придбанням розуміється ремонт або заміна будь-якого обладнання. Службова записка на придбання пишеться відділом, який потребує оновлення матеріально-технічної бази.

Службова записка, зразок якої наведено нижче, складалася для придбання комп’ютера.

Начальнику відділу IT ТОВ “ЕПАМ” Пенькова Д. М.

Про ремонт (заміну) комп’ютера

Повідомляю, що починаючи з 6 листопада 2009 року біля співробітниці відділу кадрів Машкін Тетяни Євгенівни, старшого адміністратора, на персональному комп’ютері відбуваються регулярні збої.

У зв’язку з вищезазначеною причиною прошу провести ремонт або заміну даного ПК якомога швидше.

Начальник відділу кадрів _подпісь_ Чистенко В.Т.

відпустка

Службова записка відпустку тут на увазі не в сенсі виходу на заслужений відпочинок, а виклику співробітника з відпустки, пишеться начальником відділу, в якому відповідний працівник числиться. У ній вказується причина відкликання. Документ подається начальнику компанії / організації, він, в свою чергу, повинен написати відповідь – згоду або відмову.

Нижче наводиться приклад такої службової записки разом з відповіддю.

Відділу кадрів підготувати необхідні документи__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ПП “Аукро” Сергєєву В. П.

З огляду на хворобу старшого бухгалтера відділу обліку та аудиту Морозової Тетяни Вікторівни, вношу пропозицію викликати бухгалтера Матвейчук Павлу Сергіївну з відпустки з 22.03.2014 р

Начальник відділу обліку та аудиту _подпісь_ Маринина Р. А.

Слід врахувати, що крім написання та отримання резолюції на службову записку потрібно ще отримати згоду самого співробітника на відкликання з відпустки. Це необхідно також офіційно задокументувати. Отже, службова записка – лише перший етап даного процесу.

Про преміювання

Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З точки зору працівника, процес преміювання простий, для начальника же, особливо якщо організація не має положення про преміювання і вважає за краще обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.

В першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані – кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли працівник не може бути премійовано (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.

Службова записка про преміювання повинна обов’язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений.Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких зазначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії – знову ж таки, з огляду на систему матеріального заохочення організації.

Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідних – так як вони пишуться на ім’я вищого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.

на списання

Службові записки на необхідні, коли майно зіпсовано або матеріально-технічна база застаріла. Цей вид документів тісно пов’язаний з записками про придбання і схожий по специфікації: так, наприклад, аналогічно записку пише начальник відділу з вищевказаної проблемою відділу, який працює з зіпсованим майном (як в прикладі про комп’ютер: звернення йшло до інформаційного відділу).

Нижче – зразок такої службової записки.

Начальнику контрольно-ревізійного відділу ТОВ “Троянда” Сухорукову Д. Д.

Повідомляю, що на даний час електронно-обчислювальна машина, якою володіє інформаційно-технічний відділ, застаріла і не здатна виробляти обчислення потужностей, достатніх для повної працездатності даного відділу.

У зв’язку з вищезазначеною причиною прошу списати вищевказане майно як застаріле і повідомити про потребу поповнення матеріально-технічної бази.

Начальник інформаційно-технічного відділу _подпісь_ Чащенко В.Т.

Поділ службових записок за типом

Всі перераховані вище приклади можна розділити на два типи:

• службова записка на працівника, директору;
• службова записка якомусь відділу.

Щодо того, яку дилему викликає перший пункт, вже згадувалося в цій статті. Незважаючи на те що інформації, як писати службову записку директору, більш ніж достатньо, так само як і прикладів і зразків написання, по суті, це не зовсім вірно. Діяти такий принцип може тільки в корпоративних організаціях, де всі відділи рівні, а головного начальника немає. Тоді написання записок між відділами автоматично стає службовим, а не доповідних. У всіх інших випадках настійно рекомендується при написанні записок про відкликання співробітника з відпустки, про його преміювання, звільнення, підвищення на посаді вживати назву документа “Доповідна записка”. Інші вимоги до написання залишаються колишніми.

До службових записок відділам відносять всі інші зразки – про списання, про придбання і т. Д. Вони дають більш правильне уявлення про суть службових записок: спілкування між рівнозначними відділами, яке не потребує втручання керівництва.

зберігання

Службові записки, що стосуються безпосередньо до окремим співробітникам, зберігаються в їх особових справах. Все решта вирушають в архіви фірми.

Оригінали службових записок можуть знадобитися при перевірці організації вищими інстанціями: вони дають детальну інформацію про внутрішню діяльність фірми, взаємодії структурних елементів.

Також службові записки, як офіційні документи, можуть бути доказом або спростуванням при розгляді кожної справи.

Подібно іншим допоміжним документам, службові записки можна вважати певним додатком до зовнішньої документації компанії.

Часте використання службових записок служить критерієм для оцінки загального настрою фірми і її співробітників для соціологів, маркетологів, психологів робочої організації кадрів.

Наполовину ділової, наполовину вільний стиль складання службових записок чітко відображає ситуативні взаємини всередині робочого колективу.Особливо цікава документація не між відділами, а між конкретними співробітниками відділів – вона зустрічається рідше і тому більш наочна.

Для вирішення різних виробничих і організаційних питань існує внутрішня службова переписка . У процесі ведення документації складаються різні службові записки.

Це можуть бути також, доповідні, розпорядження і т. Д. У більшості випадків ці внутрішні документи дуже близькі за характером написання, тільки в залежності від кінцевої мети і причини написання носять різний організаційно-правовий характер.

Якщо службова записка має конкретне призначення або фіксує витрати фінансових коштів, то вона в обов’язковому порядку додається до загальної бухгалтерської звітності (на підставі конкретного факту бухгалтерія фіксує і робить витратно-прибуткові операції).

Службові записки різного характеру допомагають оперативно вирішувати різні поточні питання і є підтверджуючим документом конкретних фактів.

Службові записки в залежності про її виду та характеру написання повинні зберігатися в певну кількість років (терміни можуть бути від 1 року, 3-х, 5-ти років або ж зберігаються постійно).

Вимоги до оформлення службової записки

Згідно законодавчій базі (ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації» Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ») службова записка повинна мати :

1. вказівка ​​на кого спрямований документ (посадова особа, структурний підрозділ або конкретну організацію);
2. назва адресата (конкретно кому направлено документ);
3. назва документа (в даному випадку вказується «Службова записка»);
4. номер реєстрації службової записки;
5. дату написання;
6. заголовок до тексту (приклад: «Про купівлю канцтоварів для відділення», «Про дисциплінарне стягнення» і т.д);
7. сам текст;
8. дата і підпис, хто складав службову записку (обов’язково потрібно вказувати посаду);

При написанні службової записки потрібно дотримуватися наступних правил:

• правильне вказівку всіх реквізитів;
• строго дотримуватися офіційного стилю написання;
• складати документ в правильній послідовності;

Хто може написати службову записку

Службову записку можуть становити як прості робітники, так і керівний склад організації. Це документ, який регулює зв’язок об’єктів при горизонтальному управлінні .

Електронний документооберт

Основні цілі написання службових записок це рішення поточних організаційних проблем, пов’язаних з господарським управління, матеріально-технічною базою, інформаційним забезпеченням, дисциплінарному стягненням і т. Д.

Найчастіше провідні організації використовують систему електронного документообігу для фіксації різних даних і фактів: програмісти розробляють спеціальну програму, ництва організації реєструються завдяки логіну та паролю (їх надає відділ кадрів) і, зайшовши в певний розділ програми з документообігу, співробітник вибирає розділ «Службова записка» і вже заповнює відсутні поля.

Зручність застосування електронного документообігу оцінили багато компаній, так як:

• автоматично присвоюється номер документа (його картка);
• всі документи зберігаються в електронному архіві (в основному по роках);
• для пошуку конкретного документа досить знати мінімальний набір інформації;
• економія на папері і оренду сховищ і т. д;

Але багато організацій до цих пір користуються паперовими носіями при написанні службових записок.

У відділі кадрів часто знаходяться вже готові приклади службових записок для різних цілей і співробітникові тільки потрібно звернутися до відповідального кадровику і вказати причину написання його службової записки.

Порядок розгляду службової записки

Після написання службової записки, вона реєструється відповідальними співробітниками, далі надходить на розгляд відповідальним особам (які відзначають факт прочитання і ставлять відповідні позначки) і після всього цього вона відправляється адресату. Адресат вже ставить свою резолюцію ( «Погоджено», «Відхилено», «Розглянуто», «Виконано» і так далі Залежно від мети написання службової записки і кінцевого результату дії після звернення співробітником компанії).

Жорстких вимог з боку законодавчої бази немає до написання службових записок, але все ж потрібно вказувати всі пункти правильно (згідно із загальними вимогами документообігу).

Приклад написання службової записки

Директору ТОВ «Росток»
Самелюк Анатолію Петровичу
менеджера відділу продажів ТОВ «Росток»
Кузнєцової Оксани Іванівни
(Можна вказати паспортні дані, адреса проживання або робочу адресу, табельний номер співробітника, що присвоюється при прийомі на роботу)
від 25 грудня 2014 р
№ 31 від 25.12.2014 (реєстраційний номер)

У зв’язку з продовженням відрядження до Москви, згідно даних документа № 27 від 15.12.2014: тривалості відрядження мала бути від 17 грудня 2014 року по 20 грудня 2014 року, але фактична тривалість відрядження: з 17 грудня 2014 року по 23 грудня 2014 року, в зв’язку з рішенням відповідних організаційних питань. Звіт про виконану роботу надано керівнику відділу продажів ТОВ «Росток» Крамар Миколі Миколайовичу.
Квитки про відправлення і прибуття додаються. Прошу виділити відповідну суму на відрядження – у розмірі 10 тис. Руб.

25.12.2014
менеджер відділу продажів ТОВ «Росток»
Кузнєцової О. І. (і особистий підпис).

Якщо службова записка займає кілька аркушів А4, то кожен з них нумеруються.

відступи

Оформляючи службову записку на паперовому носії, потрібно дотримуватися наступних відступів:

• відступ зліва (поле) – від 2,5 до 3,5 см (місце підшивки документа);
• правий відступ – від 1,25 до 2,5 см;
• верхній відступ – не менше 2 см;
• нижній відступ – не менше 2 см;

Якщо розглядати загальні принципи написання службової записки, то цей документ носить виключно допоміжний характер, конкретну інформацію і тим самим ініціює певне управлінське рішення.

Носкова Олена

У професії бухгалтера я вже 15 років. Працювала головним бухгалтером в групі компаній. Маю досвід проходження перевірок, отримання кредитів. Знайома зі сферами виробництва, торгівлі, послуг, будівництва.

У будь-якій організації виникає ситуація, коли співробітникам потрібно оповістити керівництво про виниклі проблеми, пояснити виникли обставини або запропонувати шляхи вирішення робочих питань. Для цього і використовують цей документ. У статті ми детально розберемо, як правильно написати службову записку, зразок ви зможете скачати безкоштовно.

1. Доповідні. Вона пишеться, якщо працівник вносить якесь речення або звертається за допомогою для усунення порушень або розбіжностей з іншим співробітником.
2. Пояснювальні. Найчастіше внаслідок події, що має негативні наслідки, пишеться пояснювальний текст, в якому вказуються причини порушення.
3. Аналітичні або інформаційні. У них міститься аналіз робочої проблеми або концепції, висновки і пропозиції, засновані на основі отриманої інформації.

Причиною створення є ініціатива співробітників, але може бути усне або письмове вказівку керівника.

Вимоги до документу

Давайте розберемося, як написати службову записку, зразок складемо для бюджетної організації. У переліку первинних облікових документів, що застосовуються державними установами, визначаються Додатком № 1 Наказу Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н, немає уніфікованої форми, щоб складати цей папір. Вони пишуться в довільній формі на чистому аркуші паперу формату А4.При необхідності в організації з розгалуженою структурою можлива розробка цього бланка.

Форма службової записки (зразок) повинна містити необхідні реквізити, що дозволяють швидко зорієнтувати користувачів в суті документа, його джерелі, актуальності дати і порядковий номер. Цей документ не підлягає обов’язковій реєстрації. Але організація може вирішити їх реєструвати, наприклад, для контролю.

Бланк службової записки

Важливі особливості та формулювання

У діловому поведінці, особливо у держслужбовців, повинна дотримуватися етика. Службова записка «Доводжу до вашого відома …» не відповідає необхідним високим етичним нормам. Написати про порушення трудового розпорядку можна простіше, пропустити в доповідній фразу «доводжу до вашого відома» і відразу почати викладати факти і суть події. Наприклад: «Вчора, 15.08.2018, було зірвано заняття в навчальному класі через …».

Часто виникає питання, якщо в установі прийнятий електронний документообіг, як писати службову записку, зразок її оформлення той же, і чим він відрізняється від паперового? Оформлення в електронному вигляді не має істотних відмінностей. При відправці по електронній пошті можна запросити повідомлення про те, що він прочитаний адресатом.

покрокове складання

Правило роботи зі службовою запискою складається з декількох кроків:

1. Співробітник створює служебку.
2. Погоджує її з безпосереднім керівником і зацікавленими особами, наприклад з фахівцями, які братимуть участь у виконанні робіт.
3. Потім передається на розгляд адресату в зазначений підрозділ або відділ.
4. Адресат знайомиться зі змістом і виносить резолюцію, при цьому віддає доручення, якщо вони необхідні.
5. Документ відправляється на виконання, а автор повідомляється про результат.

Якщо директор не написав відмову, тільки його позитивна резолюція є підставою для прийняття будь-яких заходів або виконання робіт.

Розглянемо ситуацію, коли заступник директора складає служебку на ім’я керівника установи. Йому необхідно отримати дозвіл для доступу співробітників сторонніх фірм на територію школи до укладення договору на поставку обладнання. При прочитанні директор може поставити свою резолюцію про те, що треба скласти список осіб для доступу, або віддасть розпорядження підготувати тимчасові перепустки.

Ми розповіли, як пишеться службова записка, приклад для бюджетників наводимо нижче.

Зразок для бюджетної організації

Як і скільки зберігати

Документи в організації, закінчені діловодством, поміщаються в архів на різні терміни зберігання в залежності від їх виду і типу. У 2019 р актуальним залишається перелік видів документів із зазначенням термінів зберігання з Наказу Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558 зі змінами від 16.02.2016.

Пояснювальні, доповідні та інші службові записки зберігаються разом з іншими документами, що утворюються в процесі діяльності державних організацій, – листуванням, актами, заявками про видачу перепусток, заявами про втрату посвідчень і ін. Термін зберігання їх в архіві – 5 років.

Службовою запискою іменується модель документального обороту всередині організації, яка дає можливість результативно реагувати на всілякі обставини.

Цілі і типи службового документа

Службове лист призначається для сповіщення певної посадової особи про наявні труднощі або про внесення, будь-яких пропозицій, що стосуються виробничих питань.

Крім цього службовий документ є свого роду підтвердженням того, що персонал не просто виконує свою роботу, а й бачить існуючі проблеми, які згодом висвітлюються в цій записці. При цьому працівник, який написав службову записку керівнику про наявність будь-яких порушень, повністю знімає з себе відповідальність за вирішення цього питання.

Службові записки поділяються на:

• ті, в яких зазначаються певні чинники, що сталося діяння або явища негативного характеру. До таких виробничим записок відносяться пояснювальні, доповідні, акти про виявлені порушення і скарги;
• ті, які є додатковими поясненнями до основних документів. Це можуть бути записки на списання або придбання матеріалів, про виділення грошової допомоги, про підвищення на посаді, про преміювання, і тому подібні.

У свою чергу службова перепис може здійснюватися як між підлеглими і роботодавцем (внутрішні), так і між керівниками структурних підрозділів і основним керівником підприємства (зовнішні). Зовні виробничі документи призначаються для надання їх за межі організації, одержувачем такого виду записки є вищестояще керівництво.

Інформація та форма внутрішньої ділової папери

Зміст службових документів зазвичай висвітлює виробничі, матеріальні, господарські питання, а також питання преміювання, підвищення або зниження в посаді. Таким чином, співробітник будь-якого відділу може звернутися з письмовим проханням про надання йому певних матеріальних або фінансових коштів, як для виробничого, так і для особистого користування. Крім того зміст такого документа може висвітлювати скаргу на конкретного співробітника або на безпосереднього керівника.

Що стосується нагородження працівників, то безпосередній роботодавець пише службову записку у вигляді клопотання на ім’я свого вищого керівника. Де висвітлює заслуги підлеглого, і вносить пропозиції щодо способів преміювання.

Внутрипроизводственное лист керівнику організації від підлеглих складається рукописним способом у вільній формі. Однак для написання такого роду документа можна використовувати комп’ютерну або друковану техніку.

Грамотне написання документа

Хоча даний акт не має встановленого на законодавчому рівні зразка, він в обов’язковому порядку повинен містити наступну інформацію:

• кому адресовано цю заяву (посада, прізвище та ініціали адресата), вказується у верхньому правому кутку документа; номер записки і дата реєстрації;
• назва складається листи;
• вступна частина, зазвичай відображає час, дату і час, що сталося події;
• основна частина, викладається докладна суть події;
• заключна частина, включає в себе пропозиції укладача, які він просить здійснити керівника підприємства;
• під текстом ставиться дата написання документа, посада або професія упорядника, і його прізвище та ініціали.

Що стосується зовнішніх листів, то вони повинні мати аналогічне зміст, оформлятися на бланку установи бажано друкованим способом, за допомогою комп’ютерної техніки.

Багато підприємств мають уже готовий розроблений і затверджений керівництвом, шаблон службової записки. Завдяки якому, трудящим буде набагато легше і грамотніше скласти такий документальний акт.

У внутрішніх і зовнішніх листах інформацію потрібно викладати коротко і чітко, без зайвої води. Таким чином заощаджується час особи становить документ і особи, якій він адресований. А також чітке виклад пропозицій сприяє найбільш швидкому реагуванню з боку керівника.

Формування виробничих листів в електронному вигляді

На багатьох підприємствах допускається складання службових записок за допомогою комп’ютера, що дозволяє створити електронний вигляд документа. Даний спосіб оформлення, кожен структурний підрозділ вибирає самостійно, і прописує це в певних документах передбачені законодавством. Таким чином, електронний варіант набагато спрощує складання документа і його відправку, що істотно скорочує час розгляду записки і вжиття заходів реагування.

Електронний спосіб складання службового листа не сильно різнитися з рукописним варіантом, але все ж має наступні відмінності:

• в електронному документі не потрібно вказувати, кому він спрямований, так як в адресному рядку така інформація вже прописана;
• підпис укладача в електронній записці ставиться автоматично (заздалегідь підготовлена ​​відсканована підпис);
• на електронну поштову скриньку відправнику приходить повідомлення від адресата про те, що він отримав лист, і прочитав його. Дана послуга є підтвердженням відправки записки.

Одним з головних переваг формування електронного виду записки є вже існуючий шаблон. Який може використовуватися в наступних складання подібних документів. Таким перевагою користуються служби підприємства або їх окремі трудящі, які повинні за своїм родом діяльності часто складати службові записки.

аспекти складання

При складанні службових записок необхідно враховувати наступні нюанси, які застосовуються в залежності від їх виду і мети:

Дотримання перерахованих вище нюансів, дозволить навіть не досвідченому співробітнику скласти грамотну і зрозумілу для керівника службову записку.

значимість документа

Службові документи допомагають уникнути прямих конфліктних ситуацій між працівниками певного підприємства, що позитивно впливає на його роботу. Також не малу роль вони відіграють в бухгалтерській та податковій звітності, де фінансові проблеми вимагають певної уваги і дотримання різних нюансів.

Крім усього іншого службові листи носять ефективний характер по боротьбі з правопорушниками в організації. Крім того, написання жалібних документів роботодавцю, дозволяє вирішити питання без суперечок і рукоприкладства. Так як службові скарги можуть писатися анонімно, або просто ім’я упорядника по його проханні не буде озвучена керівником.

Тому такий документ служить багатофункціональним засобом, завдяки якому більшість організаційних питань може вирішуватися за досить короткий проміжок часу.

Цей документ слід оформити, якщо працівник (неважливо, яку посаду він в даній компанії займає) вважає за потрібне донести щось важливе до відома глави фірми і розуміє, що без його персонального втручання справу не вирішити.

Увага! Службову записку нерідко плутають з доповідної.

Ці дві категорії письмових звернень всередині компанії дійсно схожі у найголовнішому – вони мають інформаційну спрямованість і мають на увазі певні дії від того, кому адресовані.

Вони стосуються або того чи іншого фахівця, або діяльності конкретного підрозділу. Проте, доповідна записка більш ієрархічно забарвлена : Її пишуть завжди «від низу до верху», тобто від нижчестоящого фахівця – що знаходиться на більш високій посаді.

Службова ж може бути адресована і представнику того ж рангу, що і автор, і тому, хто за посадою нижче. Мало того, вона адресується і представникам організацій-партнерів. По суті, доповідна записка є підвидом службової, як і пояснювальна.

З приводу відмінності службової записки від доповідної, дивіться коментар фахівця.

Чи повинен керівник складати документ?

Повинен, але в тих випадках, якщо він бажає щось донести до відома фахівця або керівника якогось підрозділу і чекає конкретних дій у відповідь.

З яких розділів складається службова записка?

Як вже говорилося, спеціально встановленого зразка для такого паперу не існує. Однак є правила написання , Згідно з правилами ділового спілкування, а також норм внутрішнього розпорядку тієї чи іншої компанії.

Зразки такої записки як правило є в локальних документах фірми – в паперовому вигляді або надаються працівникові разом з внутрішньокорпоративних е-мейл.В останньому випадку (якщо у вашій компанії прийнято адресувати звернення в електронному вигляді), потрібно скористатися функцією сповіщення про прочитання.

Так, подібний документ завжди містить :

• повне найменування компанії і структурного підрозділу (звідки пишеться);
• реєстраційний номер;
• вказівка ​​адресата (потрібно згадати ранг, прізвище та ініціали, або ж повністю ім’я та по батькові);
• найменування паперу і її призначення (наприклад, службова записка на ремонт);
• текст – інформаційна частина (стисло і по суті) і те, які дії очікуються з боку адресата;
• дата;
• підпис з розшифровкою.

Потрібно писати стисло і по суті питання , Пам’ятаючи, що службовий час обмежена у кожного працівника і воно дорого.

Важливо! Не допускаються помилки в мові написання. Також слід уникати кострубатих і надто заплутаних і громіздких фраз, які можуть бути витлумачені багатозначно і спотворити зміст того, що ви хочете донести.

Принцип написання завжди один: що сталося – чого ви хочете – чому ви вважаєте, що той, до кого ви звертаєтеся повинен так зробити. Додаткову вагомість додасть написання записки на фірмовому бланку з логотипом компанії.

Також добре вказати наслідки для бізнесу, яке несе існуюча ситуація і як це виправить втручання адресата. Наприклад – хтось порушує внутрішній розпорядок і вносить розлад у колектив, в результаті чого в відділі виникла роз’єднаність, порушується командний дух, необхідний для підвищення продажів.

Найкраще дотримуватися ділового, нейтрального стилю при зверненні. Відповідно, не можна вживати обсценную, сленгові обороти, емоційно забарвлені відгуки, тим більше, лайливі, образливі або неетичні.

Якщо ви хочете від адресата не одного, а декількох дій, їх необхідно вказати по нумерований списку, кожне з нового рядка, розділяючи крапкою з комою.

Покрокова інструкція: як правильно скласти?

Як писати службову записку директору за зразком правильно? У правому верхньому куті оформляється «шапка» документа – кому і в який підрозділ передається папір, обов’язково вказати посаду і паспортні дані. Нижче, по центру – службова записка і її призначення (наприклад, на ремонт, або на списання, на підвищення або преміювання співробітника,), там же реєстраційний номер.

Нижче пишеться текст – суть питання, спершу інформативна частина, потім-чого хочете (наприклад, прошу вас видати наказ про перевірку щодо такого-то інциденту), або прошу вас замінити наступне обладнання в такому-то відділі (повідомивши спочатку, чому слід це зробити і в якому стані знаходиться існуюча техніка).

Наведемо конкретний приклад, як може виглядати такий папір .

Генеральному директору ТОВ «Лотос-В»

Сергєєву Сергію Сергійовичу

від старшого менеджера з продажу Іванової І.І.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА № 21

(На ремонт і заміну обладнання)

Доводжу до вашого відома, що у відділі продажів ТОВ «Лотос-М» комп’ютерна техніка непридатна до подальшої роботи і потребує заміни чи ремонту. Так на даний момент з 8 комп’ютерів (з розрахунку по одному на двох співробітників) повністю в неробочому стані 5, ще 2 системним адміністратором визнані такими, що підлягають ремонту. Через те, що сталося сповільнюється взаємодія з клієнтами. Співробітники змушені користуватися принесеними з собою особистими ноутбуками і планшетами. Принтер також визнаний не підлягає ремонту, оскільки дуже старий.

1. закупити 5 нових комп’ютерів;
2. розпорядитися про ремонт 2 комп’ютерів;
3. замінити принтер в відділі.

старший менеджер з продажу, Іванова Ірина Іванівна (підпис).

Отже, зрозуміло, що якщо працівник чогось хоче від іншого працівника, тим паче від начальника, це необхідно оформляти письмово і за встановленим в конкретній фірмі зразком , Відповідно до діловою етикою.

Тільки це дає гарантію того, що ваше звернення не залишиться поза увагою і на нього буде дано вичерпну відповідь і тільки так ваше звернення буде розцінено як раціональне, а не як приватна прохання, яку керівництво (вища або генеральне) може проігнорувати.