Розмір витрат на відрядження в році. Приклад розрахунку добових у відрядженні за кордон і по рф

Робота багатьох громадян пов’язана з відрядженнями. Організація зобов’язана оплачувати їх відповідно до ст. 167 НК РФ. Крім середнього заробітку, відряджений працівник має право претендувати на оплату проїзду, проживання та добових. Закон не встановлює конкретні розміри цих виплат. Тому, вони можуть затверджуватися індивідуально в кожної організації.

Що таке добові по Росії в 2018 році

Під добовими мається на увазі оплата витрат особи, яка відряджена під час поїздки. Вони виплачуються з урахуванням двох основних правил:

Фіксованою сумою за кожен день відрядження, включаючи добові у вихідні дні у відрядженні і святкові.

День від’їзду – дата відправлення транспортного засобу з міста постійного місця праці в населений пункт, куди направляється працівник. День повернення – дата прибуття співробітника в місто постійного місця праці.

Якщо транспорт прибуває до 0 годин включно, в розрахунок беруться поточну добу. При прибутті після 0 годин, співробітнику оплатять ще одну добу.

Оплата добових витрат на відрядження в 2018 році проводиться співробітнику за день до направлення у відрядження авансом.

Такі виплати покладені співробітнику, якщо відрядження займає більше однієї доби. Коли працівник вранці їде, а ввечері вже повертається, добові йому не підходять.

Що входить в добові витрати на відрядження

Це визначає п. 10 постанови Уряду РФ від 13.10. 2008 року № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження». У відрядження добові в 2018 році включають щоденні витрати в сторонньому від місця проживання місті (харчування, інші додаткові витрати, пов’язані з проживанням поза домом). Крім добових сум, про відрядження особа отримає кошти на оплату житла і квитків до місця призначення і назад.

Розмір добових у 2018 році

Законодавство не встановлює межі виплат добових сум працівникам. Роботодавець має право самостійно локальним актом визначити розмір добових витрат на відрядження в 2018 році. При цьому, вони можуть бути відмінні для керівника і простого службовця.

На законодавчому рівні існують обмеження для нарахування податків і внесків. Згідно ст. 217 НК не підлягають оподаткуванню норми добових у відрядженні 2018 р .:

• відрядження по РФ – 700 руб .;
• відрядження за кордон – 2500 руб.

Також згідно з Постановою Уряду РФ №729 від 02.10.2002 р добові при відрядженнях в 2018 році в комерційних організаціях не можуть бути менше величини, встановленої для бюджетних установ. Мінімальний розмір добових становить 100 рублів в день.

Виходить, розмір добових при відрядженнях в 2018 році роботодавець встановлює самостійно. Але, забувати про нарахування податків не варто.

Якщо відрядженому працівникові на території РФ за добу виплачується, наприклад, 500 рублів, податки платити не потрібно. А при виплаті добових сум по РФ, припустимо 1400 руб., З суми (1400 – 700) = 700 рублів, доведеться заплатити страхові внески в ПФ і ФСС, а також ПДФО 13%. Тому, як розрахувати добові, безпосередньо залежить від розміру виплачуваних сум.

Як порахувати добові при відрядженні, приклад

Припустимо, співробітник був направлений у відрядження по Росії на термін 14 днів: на 1 липня 2018 р 13 – 00 у нього куплений квиток на поїзд, 14 липня в 17- 00 він прибуває назад. Розмір щоденних добових в організації становить 650 рублів. Отримуємо наступний розрахунок:

• 14 х 650 = 9100 рублів – добові.

За 14 днів у особи, яка відряджена в будь-якому випадку будуть вихідні дні. Оплата добових у вихідні дні у відрядженні проводиться також в повному обсязі, тому дні відпочинку викидати з розрахунку не можна.

Приклад, як вважаються добові у відрядженні при перевищенні ліміту.

Якщо, припустимо, співробітник вирушає у відрядження на той самий строк, але сума витрат на відрядження добових в 2018 році складе 800 рублів, розрахунок буде трохи іншим:

1. З різниці (800 – 700) = 100 рублів, роботодавець утримає ПДФО 13%:
   • 100 – (100 х 13%) = 87 руб.
2. Сума добових складе тоді:
   • (700 + 87) х 14 = 11018 руб., А в бюджет треба перерахувати 13 руб. х 14 днів = 182 руб. ПДФО
3. Додатково з суми перевищення ліміту організація за рахунок власних коштів заплатить страхові внески в ПФ і ФСС.

Також, співробітнику будуть оплачені квитки на поїзд і кожен день на оплату житла, в залежності від витрачених сум. Заробітна плата на час перебування у відрядженні виплачується за середнім заробітком.

Норма добових витрат на відрядження в 2018 році не встановлена ​​законом. Організації вправі стверджувати такі суми самостійно спеціальними локальними актами. При цьому, існують мінімальні добові по РФ – 100 руб. Виплата добових при відрядженнях в 2018 році понад встановлені законом норм, має на увазі утримання ПДФО 13%. Оплата покладених сум проводиться до від’їзду у відрядження. Якщо така умова не виконано, працівник має право не їхати у відрядження.

Добові при відрядженнях в 2018 році обов’язкові до виплати роботодавцем (ст. 168 НК РФ). Про нормування, розміри та строки виплати добових читайте в статті.

Порядок виплати добових

Добові відшкодовуються працівникові за кожен день його перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні (п. 11 постанови Уряду РФ від 13.10.2008 № 749, далі – постанова № 749).

Реальний термін відрядження підтверджується проїзними документами, а в разі їх втрати – документами про проживання. Також часто доцільним буде скласти службову записку по відрядженні. Вона допоможе підтвердити період перебування у відрядженні, якщо з якихось причин неможливо пред’явити документи про проживання. В цьому випадку в службовій записці повинні бути зроблені відмітки приймаючої сторони про дати прибуття та вибуття (п. 7 постанови № 749).

При проїзді до місця виконання службового завдання на автомобілі (особистому або службовому) до службової записки додаються документи, що підтверджують дати перебування в дорозі: шляховий і / або маршрутні листи, квитанції і чеки з автозаправок і ін.

Детальніше про витрачання добових см. В матеріалі .

При одноденної відрядженні є свої особливості: якщо відрядження не виходить за межі Росії, добові не виплачуються, а при відрядженні за кордон їх розмір складе 50% від звичайної їх величини (пп. 11, 20 постанови № 749). Одноденна відрядження стало каменем спотикання в питанні оплати: судова практика у своєму розпорядженні рішення Верховного суду Росії від 11.09.2012 № 4357/12, де сказано, що ця виплата може бути здійснена, але із застереженням, що це компенсація за інші витрати співробітника. У разі хвороби працівника під час відрядження, згідно п. 25 постанови № 749, добові виплачуються за всі дні хвороби, навіть якщо вона збільшила термін відрядження. Це правило діє і при затримці працівника у відрядженні з дозволу (або на прохання) керівництва.

Розмір добових при відрядженнях в 2018 році

До речі, розмір добових законом не обмежений, в ст. 217 НК РФ передбачені тільки їх норми для цілей оподаткування ПДФО та страховими внесками, які представляють собою неоподатковуваний мінімум. Норми добових у відрядженні – 2018: для російських відряджень – 700 руб., А для зарубіжних – 2 500 руб., Вони ж діяли і в 2017 році. Суми, що видаються працівникові з корпоративних нормам понад ліміт, підлягають обкладенню ПДФО та страховими внесками (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Як сплачувати страхові внески з добових, читайте в матеріалі .

• Розрахунок добових по закордонних відрядженнях проводиться за відмітками митної служби в закордонному паспорті відрядженого співробітника.За загальним правилом день перетину кордону на виїзд з РФ вважається як день за кордоном, день перетину кордону на в’їзд в РФ вважається вже вдень в РФ (п. 18 постанови Уряду РФ від 13.10.2008 № 749). Якщо добові для поїздки видані в іноземній валюті, з метою ПДФО вони перераховуються в рублі за курсом Банку Росії, в якому затверджений авансовий звіт після повернення працівника з відрядження або на, якщо після повернення з відрядження працівник звільняється. А ось для цілей розрахунку страхових внесків з понадлімітних сум добових використовується (лист Мінфіну від 29.05.2017 № 03-15-06 / 32796).

Комерційний директор ТОВ «Смоленські пивоварні» виїхав із Смоленська у відрядження 01.03.2018. В період з 02.03.2018 по 03.03.2018 він працював в Москві. 04.03.2018 поїхав на поїзді в Прагу. Поїзд відправився о 7:45 04.03.2018, перетнув кордон РФ в 3:01 05.03.2018, прибув в пункт призначення о 9:50 05.03.2018. Назад директор повернувся літаком до Москви 09.03.2018 і до Смоленська прибув 10.03.2018.

За корпоративним нормативам, дирекції встановлені підвищені норми добових: 1 000 руб. для Росії, 50 євро – для європейських країн.

За графіком відрядження директору були видані:

• Рублі за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 та 10.03.2018 = 6 днів. Разом: 6 000 руб. добових по Росії.
• Євро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дня. Разом: 200 євро.

Авансовий звіт директор представив 13.03.2018. Цим же днем ​​авансовий звіт було затверджено.

Курс євро, встановлений Банком Росії, на 13.03.2018 – 69,7972 руб., На 31.03.2018 – 70,5618 руб.

Розрахунок добових при відрядженні, прийнятих до витрат:

6 000+ 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.

700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 руб.

Обкладенню ПДФО підлягає сума: 6 000 + 200 × 70,5618 – 14 200 = 5 912,36 руб.

Страхові внески бухгалтер ТОВ «Смоленські пивоварні» нарахував на суму: 19 959,44 – 14 +200 = 5 759,44 руб.

• ТК РФ не встановлено обов’язок роботодавця виплачувати однакові добові всім співробітникам організації: їх можна розділити на категорії, закріпивши за кожною з них в обліковій політиці відповідну суму. Про це сказано в листі Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291 і листі Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1.

Також розмір добових при відрядженнях в 2018 році можна зробити залежним від декількох факторів, наприклад вартості харчування і проїзду на пасажирському транспорті в місці відрядження, займаної посади. Головне – закріпити зміни в обліковій політиці та положенні про відрядження.

• Як вже з’ясувалося, добові звільнені від утримання ПДФО в межах норм, зазначених в НК РФ, тобто при виплатах добових в більшому, ніж ця норма, розмірі на перевищує суму податок нараховується. Для цілей ПДФО датою отримання доходу у вигляді наднормативних добових визнається останній день місяця, в якому затверджений авансовий звіт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). При цьому утримання слід проводити з найближчої виплати заробітної плати співробітнику, а перерахувати податок до бюджету не пізніше ніж на наступний день після цієї виплати (про це свідчить п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Мінфін РФ в листі від 01.10.2015 № 03-04-06 / 56259 вказує, що грошові кошти, що виплачуються працівникові замість добових при одноденних відрядженнях, не обкладаються ПДФО в розмірах, передбачених п. 3 ст. 217 НК РФ.
• Податковий облік добових для цілей податку на прибуток не має на увазі нормування, тобто вони визнаються в тій сумі, в якій встановлені на підприємстві. Ст. 272 НК РФ говорить про те, що витрати на відрядження визнаються в обліку на дату затвердження авансового звіту: це правило діє і для добових.
• Починаючи з 2017 року на добові понад норми, встановлені п. 3 ст. 217, нараховуються страхові внески на слухаючи, ОПС і ОМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). У листі Мінфіну Росії від 16.03.2017 № 03-15-06 / 15230 уточнено, що для добових в іноземній валюті перерахунок на рублі має здійснюватися за офіційним курсом Центрального банку Російської Федерації, встановленим на дату нарахування добових на користь працівника.
• Днем нарахування добових для цілей розрахунку страхових внесків розуміється день затвердження авансового звіту (див. Лист Мінфіну РФ від 29.05.2017 № 03-15-06 / 32796). Внески на травматизм на добові як в межах норм, так і понад норми не нараховуються (п. 2 ст.20.2 закону № 125-ФЗ, лист ФСС РФ від 17.11.2011 № 14-03-11 / 08-13985).

Щодо відображення добових в 6-НДЛФ читайте в статті

Відправленому у відрядження співробітнику, крім оплати часу, проведеного в ній, призначена компенсація витрачених ним коштів на проживання в іншому місті. При цьому в 2019 році в добові норми при відрядженнях були внесені деякі корективи. Далі детально розглянемо порядок розрахунку та оплати добових при відрядженнях по Росії і за кордон.

Визначення і класифікація добових у відрядженні, їх правова база

Добовими витратами у відрядженні є матеріальна навантаження на бюджет працівника, зумовлена ​​його тимчасовим перебуванням в іншому місті. Наймач зобов’язаний відшкодувати їх у певному законі розмірі. Крім того, на період перебування працівника у відрядженні його заробітна плата зберігається в звичайному обсязі.

Зверніть увагу – практика показує, що добові будуть виплачені працівникові тільки в тому випадку, коли він перебував в іншому місті більше доби. Тобто, в разі необхідності шукати місце для ночівлі.

Добові витрати діляться на такі категорії:

• Облаштування співробітника на новому місці, тобто пошук і оплата житла (готелю, хостелу або знімною квартири);
• Харчування в їдальнях чи кафе, а також придбання продуктів в магазинах (для компенсування обов’язкова наявність чеків);
• Переміщення за допомогою громадського транспорту. Відшкодуванню підлягають витрати на проїзд до місця відрядження і повернення назад, а також пересування в межах міста (при наявності чеків);
• Проведення ділових обідів та інших, необхідних для компанії, заходів;

Допускаються також інші витрати, якщо керівник вважатиме, що вони були обумовлені виконанням суб’єктом своїх посадових обов’язків.

Визначити суму добових, що підлягають компенсування співробітнику, допомагають встановлені на державному рівні ліміти. Так, починаючи з 2017 року, вони зазнали певних змін, про які кожен керівник, якщо спрямовує підлеглих у відрядження, повинен знати.

Зміни в добових при відрядженнях в 2019 році

Головні коригування добових торкнулися закордонних ділових поїздок:

1. По-перше, з 2017 року контроль розрахункових даних перейшов від позабюджетних утворень до податкових інстанціях.
2. По-друге, страхові відрахування будуть вважатися з перевищує законодавчий ліміт суми добових (мова про який йде нижче). Так, керівник компанії може самостійно визначати обсяг добових у відрядженнях для своїх підлеглих, при цьому він може перевищувати норму, зафіксовану в НК РФ. Однак, це має відбиватися в місцевому регламентує нормативі (колективна угода, розпорядження про відрядження поїздках і т.д.).
3. Також зміни торкнулися бази обчислень. Тепер для розрахунку добової норми витрат не беруться до уваги страхові відрахування за.

Розмір добових при відрядженні в 2019 році та оподаткування

Законодавець не обмежує максимально можливий обсяг добових витрат будь-якого співробітника. Наймач має право, виходячи з власного бажання, визначити обсяг виплат підлеглим за перебування у відрядженні в 2019 році. Крім цього, сума відшкодовуються коштів може відрізнятися для рядового службовця і начальника окремого підрозділу.

Крім цього, грунтуючись на ПП РФ №729 від 02.10.2002 р, добова норма фінансових коштів при відрядженні в комерційному господарюючого суб’єкта не повинна бути менше, ніж в державних організаціях.

У 2019 прийнятий ряд обмежень для відрахувань податкових сум і внесків. Виходячи з ст. 217 НК РФ, в 2019 році від податкового тягаря звільнені наступні розміри добових витрат:

• Ділова поїздка в межах Росії – 700 руб .;
• Ділова поїздка за кордон – 2500 руб.

Тобто, якщо розпорядженням керівника організації постановлено, що добова норма витрат для конкретного підлеглого у відрядженні по РФ складе 1200 руб., То податкові відрахування слід робити з різниці (1200 – 700 = 500 руб.).

Змінити ліміти витрат фінансових коштів підлеглими керівник може в будь-який зручний для нього час. Однак, як показує практика, найбільш вдалим періодом для прийняття подібного рішення, є початок року.

Порядок розрахунку кількості днів у відрядженні

Щоб можна було грамотно визначити кількість днів відрядження, співробітник по факту свого повернення назад повинен надати документи, що підтверджують її тривалість і наявність витрат. В першу чергу, такими паперами є проїзні квитки.

Саме виходячи з дат, зазначених в проїзних квитках, фіксується кількість днів, які співробітник провів у відрядженні:

• Якщо ділова поїздка здійснювалася в межах Росії, то доказом служить дата квитка або звернення в транспортну службу.
• Якщо працівник, за потребами компанії, їхав за кордон, то його відбування і прибуття фіксує митна служба.

Також для поїздки у відрядження підлеглий може використовувати свій автомобіль. В цьому випадку виплата фінансової компенсації покладається, якщо суб’єктом надані такі документи:

• Шляховий лист;
• Квитанції, чеки або будь-які інші документи, які б засвідчували, що автомобіль, використаний в інтересах організації, слідував за необхідним маршрутом.

Порядок здійснення компенсаційних виплат при відрядженні

Компенсація витрачених в діловій поїздці коштів здійснюється співробітнику, повернувся з-за кордону або з іншого російського міста, куди його відрядили.

Грошові кошти компенсуються не тільки за робочі будні. Добові у вихідні дні у відрядженні також оплачуються. Крім цього, компенсації підлягають також святкові дні, періоди перебування в дорозі, а також необхідні і / або вимушені зупинки.

Коли періодичність відрядження становить не більше одного дня і виїзд за межі країни не передбачається, працівнику не передбачається компенсація його витрат. Втім, керівник має право відшкодувати витрати, здійснені в одноденному відрядженні. Він повинен зафіксувати це в місцевих нормативних документах, детально визначивши порядок одноденних поїздок.

Порядок відшкодування витрат при тривалому від’їзді на увазі наступні етапи:

1. Керівник організації ставить підлеглого до відома про існуючі в поточному році значно менші ліміти витрат на відрядження.
2. Суб’єкт, перебуваючи у від’їзді, витрачає кошти, не перевищуючи встановлений ліміт.
3. Після свого повернення працівник надає керівнику та / або в бухгалтерію підприємства відповідні папери, які б підтверджували все його витрати (квитки на проїзд, чеки, квитанції).
4. Законодавчо визначений розмір добових витрат у відрядженні множиться на число днів, які співробітник провів в діловій поїздці. Отримана сума є засобами до відшкодування.
5. Зазначені кошти компенсації виплачуються з найближчої заробітною платою.

Наведений алгоритм дій є стандартним і може служити зразком для будь-яких організацій. Він може дещо відрізнятися в залежності від правил, закріплених локальними регулюючими даний процес документами.

Добові при одноденної відрядженні

Відповідаючи на питання, що вважати добовими витратами у відрядженні, які вимагають відшкодування, багато експертів припускають витрачені на відрядження кошти за умови перебування суб’єкта в іншому місці більше доби. Однак, ні трудове, ні податкове законодавство не встановлює обмеження щодо тривалості одного відрядження. Так, співробітник може відправитися в ділову поїздку навіть на один день. При цьому, звітувати за неї доведеться по тим же вимогам, що і при тривалому від’їзді.

Керівник відшкодовує всі витрати, які мають місце в подібній відрядженні (проїзд або харчування), однак, ліміт витрат повинен бути заздалегідь обговорений і дотриманий співробітником. При цьому, добові на одноденні поїздки заздалегідь не виплачуються. Відповідно, працівнику встановлено тільки відшкодування фактично витрачених коштів.

Хоча співробітникові не покладені добові за одноденну поїздку, керівник, замість відшкодування витрат, може запропонувати і узгодити з підлеглим варіант, при якому суб’єкту видається фіксована сума грошей. Зазначена сума буде відповідати ліміту і член колективу зможе здійснити поїздку в межах виданих коштів.

Ділові поїздки співробітників державних установ регулюються ПП РФ №729. У положенні визначаються норми щодо витрат на день для відряджень у межах країни. Так, обсяг добових виплат на одного державного співробітника в подібних відрядженнях становить 100 руб.

Порядок видачі коштів співробітникам бюджетних організацій регулюється ПП РФ №812 в редакції від 29.12.2016 р

Добові при відрядженні за кордон

Відповідно до ст. 217 НК РФ, норма добових витрат для громадянина, який прямує у відрядження за кордон, становить 2500 руб. Якщо керівник встановить верхню межу витрат вище означеної законом суми, з додаткових коштів буде утримано ПДФО і страхові внески.

Крім цього, нюансом закордонного відрядження є завчасна видача коштів або в іноземній, або у вітчизняній валюті. Крім того, оскільки така поїздка складається з двох етапів (перший – пересування співробітника по території РФ, а другий – перетин кордону країни), можна одночасно видати як рублі, так і іноземні гроші.

Також компанія може надати суб’єкту кошти в рублях з тим, щоб співробітник обміняв ці гроші на іноземну валюту вже в момент знаходження за кордоном. Щоб підтвердити дану операцію, працівникові потрібно пред’явити своєму роботодавцю квитанцію з обмінного пункту або банку.

Всі витрати, здійснені в валюті, підлягають відшкодуванню в рублевому еквіваленті, виходячи з поточного курсу ЦФ РФ на момент повернення суб’єкта до Росії.

Приклади розрахунку добових при відрядженнях

Приклад 1. Тарасов І.Г. на 14 днів був направлений в ділову поїздку в межах РФ. Дата від’їзду, зафіксована в квитку на поїзд – 01.09.2017, 14:00. Назад Тарасов прибув 14.09.2017 о 18:00. Обсяг добових коштів на підприємстві становить 670 руб. (Що не перевищує граничної межі в 700 руб.).

Розрахунок добових полягає в наступному: 670 * 14 = 9380 руб.

Приклад 2. Комаров Л.Д. відправляється у відрядження в межах Росії на 14 днів. Норма добових на підприємстві є 950 руб., Що на 250 руб. перевищує встановлений у законі ліміт. Розрахунок добових матиме такий вигляд:

1. 950 – 700 = 250 руб.
2. Утримується ПДФО: 250 – 13% = 33 руб.
3. Визначається розмір добових: (700 + 217) * 14 = 12 838 руб.
4. Визначається ПДФО, що підлягає перерахуванню до бюджету: 33 * 14 = 462 руб.

Приклад 3. Дронин С.В. поїхав у відрядження за кордон на 10 днів (з 01.10.2017 по 10.10.2017). Так, 01.10 і 10.10 кошти були витрачені Дронін в межах Росії. Решта 8 днів він пробув за кордоном. Нормативним актом підприємства встановлені наступні значення добових:

• ділові поїздки по РФ – 900 руб .;
• зарубіжні поїздки – 4100 руб.

1. 900 * 2 = 1800 руб .;
2. 4100 * 8 = 32 800 руб.

Податок на прибуток буде обчислюватися виходячи із загальної суми, тобто 1800 + 32 800 = 34 600 руб.

Неоподатковувані кошти складуть:

• 700 * 2 = 1400 руб .;
• 2500 * 8 = 20 000 руб.

Оподатковувані кошти складуть:

• 1800 – 1400 = 400 руб .;
• 32 800 – 20.000 = 12 800 руб.

Утримуваний ПДФО розраховується так: (400 + 12 800) * 13% = 1716 руб.

Таким чином, добові при відрядженнях в 2019 році зазнали певних змін. Тепер порядок їх розрахунку регулюється постановами податкових органів, а не позабюджетних фондів. Керівникам підприємств рекомендовано частіше звірятися з поправками в законодавчих актах щоб уникнути невірного обчислення ліміту добових витрат для відряджень своїх підлеглих.

Як і раніше, в цьому році роботодавець при відшкодуванні працівникові понесених ним витрат на відрядження зобов’язаний виплачувати йому добові (додаткові витрати, пов’язані з перебуванням поза місцем постійного проживання). Ніяких нових правил щодо добових при відрядженнях в 2016 році не введено.

Добові як частина витрат на відрядження

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодексу РФ визначає коло витрат відрядженого працівника, що підлягають відшкодуванню роботодавцем. Він включає в себе:

• витрати на проїзд до місця відрядження і назад;
• оплату найму житлового приміщення (готелі, приватного житла та ін.);
• власне добові – додаткові витрати, пов’язані з проживанням поза місцем постійного проживання;
• інші витрати, понесені працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Тобто добові – це частина витрат на відрядження, що має свої особливості.

Склад витрат на відрядження в недалекому майбутньому може бути змінений. Уряд планує виключити з нього добові при відрядженнях усередині Російської Федерації, залишивши їх лише для закордонних відряджень.

Що входить в добові витрати на відрядження

Закон не регламентує, на що можуть бути витрачені добові працівником.

Виходячи з п. 10 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 N 749, добові виплачуються працівникові для того, щоб компенсувати йому незручності від перебування поза свого місця проживання. В основному маються на увазі витрати на харчування у відрядженні, понесені працівником. Але це можуть бути і інші витрати, які працівник на свій розсуд вважатиме необхідними для створення комфортного перебування поза домом.

За цей вид витрат на відрядження працівник не повинен звітувати. Значить, збирати і заявляти роботодавцеві чеки з підприємств громадського харчування і т.п. не вимагається. А роботодавець позбавлений права контролювати доцільність цих витрат.

Саме тому закон не конкретизує, що саме входить в поняття «добові у відрядженні».

Розмір добових при відрядженнях

Для комерційних організацій сума добових законом не встановлена. Порядок оплати витрат на відрядження, включаючи добові та їх розмір, повинен визначатися колективним договором або локальним нормативним актом організації (ст. 167 ТК РФ). Зазвичай це положення про відрядження або однойменний наказ.

Однак в податковому законодавстві (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) визначено максимальний розмір добових, які не обкладаються ПДФО: 700 руб. при відрядженнях по Росії, 2500 руб. при відрядженнях за кордон. При перевищенні цих сум роботодавець зобов’язаний утримати ПДФО з працівника.

З цієї причини багато організацій в своїх локальних положеннях про відрядження встановлюють в якості добових саме ці суми, хоча відступ від них у будь-який бік порушенням закону не буде.

Розмір добових при відрядженнях в 2016 році не змінився в порівнянні з минулими періодами.

Виплата добових витрат при відрядженні

Законодавство не визначає точні терміни виплати авансу при відрядженні. Умова одна – цей аванс повинен бути виплачений до початку відрядження.

Необхідно знати, що працівник має право відмовитися від відрядження через невиплату авансу; ця відмова не буде вважатися порушенням трудової дисципліни.

Бажано прописати порядок і терміни виплати добових при відрядженнях (а також в цілому на відрядження) в локальному положенні про відрядження.

Виплата цих сум працівникові може проводитися як готівкою в касі організації, так і шляхом перерахування грошових коштів на банківську зарплатну картку працівника. Вказівка ​​про це також потрібно закріпити в положенні про відрядження організації.

Таким чином, виплата добових при відрядженнях в 2016 році особливостями не відрізняється.

Нерідко працівники індивідуальних підприємців і організацій відправляються в службові поїздки за межі місця своєї роботи. Такий вид поїздок називається відрядженнями. Трудовий кодекс РФ (стаття 168) містить визначення поняття «витрати на відрядження» і перелік гарантій в разі направлення працівника у відрядження.

Таким чином, підприємство гарантує співробітникові не тільки збереження робочого місця і середньої заробітної плати, а й відшкодування витрат, понесених у службовій поїздці. У нашій статті ми розглянемо, які види витрат на відрядження існують в 2019 році, як їх розрахувати і документально підтвердити, і багато інших питань, пов’язані з цією темою. При цьому найбільш детально будуть розглянуті добові витрати на відрядження в 2019 році.

Види витрат на відрядження

Витрати на відрядження в 2019 році можна розділити на наступні види:

1. Добові – витрати працівника на особисті потреби (пошук житла, харчування).
2. Оренда житла (бронювання).
3. Проїзні (користування громадським транспортом, оформлення проїзних документів та інше).
4. Паливо, ГСМ якщо співробітник відправився у відрядження на особистому транспорті.
5. Вартість оформлення паспорта та інших документів при відрядженні за кордон.
6. Інші витрати (мобільний зв’язок, інтернет, обмін валюти тощо).

Перераховані вище витрати на відрядження прописується в колективному договорі або в локальному акті організації або фірми.

• обслуговування в барах, ресторанах і кафе;
• послуги оздоровчих закладів (басейни, фітнес-клуби) при готелі, де зупинився відряджений працівник;
• використання послуг будь-яких сторонніх організацій під час відрядження.

Зазначені в колективному договорі або в нормативному акті організації види витрат на відрядження, за винятком добових, повинні мати документальне підтвердження з боку працівника.

Добові витрати на відрядження в 2019 році і їх сума

Як вже було зазначено, добові витрати у відрядженнях немає необхідності підтверджувати будь-якими документами.

У листі Мінфіну Росії від 1 квітня 2010 року № 03 – 03 – 06/1/206 сказано, що для обліку добових, виплачених працівнику у відрядженні, не потрібні підтверджуючі документи у вигляді рахунків або касових чеків.

Але, тим не менш, в п.7 Постанови Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р N 749, в останній редакції від 29.07.2015 N 771 сказано, що «Фактичний термін перебування працівника у відрядженні визначається за проїзними документами, що подаються працівником після повернення з відрядження ». Отже, відряджений працівник, повинен здати проїзні документи в бухгалтерію.

Роботодавець виплачує працівникові добові витрати на відрядження в таких випадках:

• якщо це відрядження, то роботодавець встановлює суму виплати самостійно (сума витрат вноситься в локальний нормативний акт або в колективний договір) в пункт Положення про відрядження. У локальних актах необхідно вказати нюанси, що не описуються в законодавчих документах. Наприклад, якого класу готель оплачувати керівному складу і рядовому працівнику, оплачувати харчування, багаж і т.п.
• якщо робота пов’язана з виїздами (наприклад, експедиція, робота в польових умовах) – сума витрат прописується не тільки в нормативному акті або в колективному договорі, але і в трудовому договорі.

Тобто, добові є відшкодуванням-компенсацією витрат, понесених відрядженим працівником на додаткові потреби.

Сума добових витрат на відрядження в 2019 році може бути різною. Це залежить від норм організації, її локальних актів, значущості відрядження, статусу співробітника і інших чинників.

Для закордонних відряджень норма добових витрат на відрядження в 2019 році не може перевищувати 2,5 тисячі рублів на добу. Для поїздок в межах Росії – 700 рублів. Дана норма діє для працівників державних підприємств.У приватних організацій є можливість самостійно встановлювати розмір добових витрат на відрядження. Розмір добових витрат на відрядження необхідно відобразити в колективних договорах і локальних актах з трудового права.

Для визначення власних добових витрат на відрядження, потрібно враховувати, що якщо сума буде більше суми, встановленої законодавством, то потрібно буде сплатити податок у розмірі 13% від суми перевищення.

14 червня 2016 року Держдумою був прийнятий Федеральний закон «Про внесення змін до Податкового кодексу РФ», який вступає в дію з 1 січня 2018 року.

Згідно п. 2 ст. 422 НК РФ з 01.01.2017 з сум, що перевищують 700 рублів для поїздок по Росії і 2 500 рублів для виконання службових завдань за кордоном, повинні бути утримані та сплачені страхові внески.

Законодавство РФ не обмежує мінімальний розмір виплат працівникові, відправленому у відрядження.

Для того щоб оплата витрат на відрядження в 2019 році була виконана роботодавцем в повному обсязі, необхідно правильно оформити відповідні документи.

Документи, які підтверджують витрати у відрядженнях

Нагадаємо, що в 2015 році урядом було скасовано такі відрядження документи:

• посвідчення про відрядження;
• службові завдання;
• звіти після повернення працівника з відрядження.

У 2019 при направленні працівника у службове відрядження необхідно оформити в обов’язковому порядку наступні документи:

• письмове рішення директора в формі наказу;
• при поїздці працівника у відрядження на особистому, службовому або орендованому транспорті – службова записка, в якій працівник повинен вказати передбачувані витрати і попередньо розраховану необхідну для відрядження суму. Порядок складання службової записки повинен бути прописаний в локальному акті організації або ІП.

Всі відомості про відрядження в 2019 році будуть заноситися в службову записку. До записки потрібно буде докласти супровідні документи. В авансовому звіті повинні міститися дані про суму витрат працівника, відправленого у відрядження. Цей документ заповнюється в триденний термін з моменту повернення працівника з поїздки.

До авансового звіту додаються документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд (включаючи оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни) і про інші витрати, пов’язані з відрядженням (п.26 Постанови Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р N 749).

Незважаючи на офіційне скасування відрядження дозволу, для підтвердження витрат, все-таки краще оформляти такий документ. У листі Мінфіну Росії від 1 квітня 2010 року № 03 – 03 – 06/1/206 роз’яснено, що для того щоб підтвердити витрати на добові, організації досить розробити і затвердити локальний нормативний акт, в якому зафіксовано їх розмір, наказ про направлення працівника у відрядження, службове завдання, звіт про відрядження і найголовніше – посвідчення про відрядження. Чеки, квитанції, накладні, які підтверджують витрачання добових, представляти не обов’язково.

Тобто керівник повинен визначити в локальному акті Положення про відрядження, чи застосовується в організації оформлення посвідчення про відрядження. Якщо так, то необхідності в чеках і БСО немає. Якщо посвідчення про відрядження не застосовується, то підтверджувати витрати добових, будуть чеки, квитанції і т.п.

Перший день відрядження – день виїзду працівника. Факт вибуття працівника підтверджується квитками (на поїзд, літак, автобус). Останній день поїздки – прибуття працівника на своє місце роботи.

Для відправлення працівника у відрядження, роботодавець видає йому аванс. Всі витрати працівника, як вже було зазначено, протягом трьох днів з моменту повернення, фіксуються в авансовому звіті.

Витрати на проїзд (для обліку оподаткування), повинні підтверджуватися наступними документами:

• квитками;
• талонами на посадку;
• квитанціями за багаж і провезення ручної поклажі;
• колійним чи маршрутним листом;
• договором на надання послуг автотранспортних підприємств;
• службовою запискою, в якій обґрунтовується використання таксі.

Витрати на проживання працівника, який перебуває у відрядженні, підтверджуються такими документами:

• касовим чеком;
• квитанцією або талоном про укладення договору на проживання (в готелі, готелі);
• договором оренди житла;
• розпискою господаря квартири про отримання оплати проживання.

Алгоритм і приклад розрахунку добових витрат на відрядження в 2019 році

Порядок розрахунку оплати праці працівника, відправленого у відрядження в 2019 році, визначено нормами чинного законодавства РФ. Для співробітника, який перебуває у відрядженні, розмір оплати залежить не від окладу, а від середньорічного заробітку. Розрахунок проводиться на підставі наступного алгоритму:

1. Спочатку визначається сума, яка нараховується працівнику як заробітна плата за останній рік (до відбуття у відрядження).
2. З цієї суми необхідно відняти суму виплат, які не входять до основного обсягу зарплати (це можуть бути відпускні, лікарняні та інші виплати).
3. Коректуються суми, які працівник отримував у вигляді всіляких премій.
4. Вираховується кількість днів, відпрацьованих за фактом працівником – із загального числа робочого часу слід відняти годинник відсутності працівника (з різних причин).
5. В результаті необхідно отриману суму заробітку працівника розділити на кількість днів, протягом яких працівник перебував на своєму робочому місці.

Виходячи з останньої отриманої цифри, повинен вийти результат, який і нараховується працівнику в якості відрядних виплат.

Наведемо такий приклад: відряджений працівник виїхав в інше місто за наказом керівництва. Час його відбуття – 2 вересня, 12 годині 25 хвилин. Дата його прибуття – 5 вересня, 6 годині 15 хвилин. Перший день відрядження – 2 вересня, останній – 5 вересня. Добові будуть нараховані за три дні.

Оплата вихідних і святкових днів у відрядженні

Трапляється, що вихідні та святкові дні можуть збігтися з часом перебування у відрядженні:

1. Працівник знаходиться в дорозі в свято або вихідний по шляху на місце призначення або повертаючись з відрядження.
2. Виконує трудові обов’язки за місцем відрядження.

У цьому випадку законодавство зобов’язує застосовувати один з двох варіантів:

• оплатити вихідний або святковий день в подвійному розмірі;
• надати відгул і провести одинарну оплату.

Сума добових витрат на відрядження в 2019 році повинна підтверджуватися документами, які були оформлені при відправленні працівника (наказ про направлення у відрядження).

Добові повинні бути обгрунтовані довідкою з бухгалтерії для податкової інспекції.

Оплата витрат на відрядження в 2019 році

Співробітник, відправлений у відрядження, отримує кошти за всі дні, які він знаходиться у від’їзді. У суму виплати, крім робочих днів, входять:

• дні в дорозі;
• вихідні;
• лікарняні;
• святкові дні;
• вимушені зупинки.

Добові за видатками від службових поїздок по РФ не можуть перевищувати 700 рублів (за один день), а за кордон – не більше 2 500 рублів на добу.

Бухгалтерські проводки по добовим витратам на відрядження

Відрядження по Росії

Гроші на відрядження видаються співробітнику з каси під звіт. Аванс, який йому видається, має відображатися відповідної проводкою в бухобліку:

Після повернення працівник надає у триденний строк звіт про витрачені у відрядженні грошових коштах і додає документи, що підтверджують витрати.

Відрядження за кордон

Якщо співробітника відправили у відрядження за кордон, то аванс може бути виданий як в іноземній валюті, так і в рублях.Видача авансу в іноземній валюті може здійснюватися тільки за безготівковим розрахунком.

Як варіант, працівникові можна видати корпоративну картку (в рублях і іноземній валюті). Кошти можна відправити на особистий рахунок працівника, оформивши довідку про проведення валютної операції. Перерахунок здійснюється за курсом ЦБ РФ на дату операції.

Розглянемо приклад. Працівника направили в тривале відрядження, протягом якої курс валют зазнав змін (зріс курс долара).