Службова записка — документ, який входить до основних видів офіційних писемностей українською мовою. Вона використовується в органах державної влади, підприємствах, установах, організаціях для передачі інформації, вираження пропозицій, наказів, розпоряджень, запитів тощо. Написання службової записки вимагає дотримання певних правил та форматів, що допомагають уникнути недорозумінь та забезпечують зрозумілість мети звернення. У даній статті ми розглянемо основні правила написання службової записки та подамо приклади загальновідомих форматів.
Основні правила написання службової записки:
- Заголовок і підпис складаються ліворуч, з вказанням їх повністю (назва установи, організації, підприємства) із великої літери.
- Текст записки відображається у двох колонках зі зображенням таблиці, де ліва колонка — номер пункту, а права — відповідний текст.
- Спосіб викладення тексту має бути стислим, лаконічним і без зайвих деталей. Важливо використовувати правильну мову і стиль письма.
- Завершуючи записку, слід вказати підпис особи, що її складає, та дату.
Загальновідомі формати службових записок:
- Записка звичайна — найпоширеніший формат. Вона має заголовок і підпис особи, складальника.
- Записка зі стандартними даними — використовується для передачі стандартних даних, наприклад, звіту, наказу тощо. Вона має заголовок і підпис складальника, а також посилання на додатки.
- Записка зі зверненням — використовується для звернення до певної особи або колективу. Вона має заголовок, підпис складальника і адресата, а також номер листа (при наявності).
Дотримуючись правил та форматів, зазначених в даній статті, ви зможете написати коректну та зрозумілу службову записку відповідно до чинного законодавства та встановлених стандартів.
Важливі правила написання службової записки
Службова записка — це письмовий документ, що містить коротке інформаційне повідомлення про питання, яке потребує уваги керівництва або рішення відповідних органів. Якщо ви займаєте посаду, де вам потрібно писати службові записки, важливо дотримуватися певних правил, щоб ваша записка була чіткою, лаконічною та зрозумілою.
Основні правила написання службової записки:
- Заголовок записки має бути зрозумливим і конкретним. Він повинен відображати основну тему або питання, на яке ви звертаєте увагу.
- Вступна частина має містити короткий опис ситуації або проблеми, яка потребує вирішення.
- Описуйте деталі і факти, щоб надати чіткість і повноту інформації.
- Використовуйте лаконічний і зрозумілий стиль написання. Уникайте вживання заплутаних фраз, складних речень або чужих слів.
- Не надмірно використовуйте абревіатури і технічну лексику, якщо це необхідно, поясніть їх в скороченому або розшифрованому вигляді.
- У висновках записки підводьте підсумки і робіть конкретні пропозиції або рекомендації з приводу подальшої дії.
Структура службової записки:
| Частина записки | Опис |
|---|---|
| Заголовок | Короткий опис теми або питання |
| Вступна частина | Огляд ситуації або проблеми |
| Основна частина | Детальний опис фактів і деталей |
| Висновки | Підсумок і пропозиції щодо подальшої дії |
| Підпис | Підпис автора записки |
Дотримання правил написання службової записки є важливою умовою для її ефективності та розуміння інформації. Звертайте особливу увагу на чіткість, лаконічність та точність в описі проблеми і висновках, щоб ваша записка була розглянута і вирішена компетентними особами.
Основні правила та рекомендації для структури записки
Структура службової записки повинна бути зрозумілою та логічною. Основні правила та рекомендації для структури записки наступні:
Заголовок: У верхній частині записки необхідно вказати заголовок записки, в якому коротко і чітко сформульовано основну проблему або питання, що розглядається. Заголовок має бути кристалічно зрозумілим і лаконічним, відображати суть записки.
Коротке вступне слово: На початку записки варто надати коротке вступне слово, яке містить інформацію про автора та призначення записки. Коротке вступне слово може включати подяку, привітання чи інші формули ввічливості, залежно від конкретної ситуації.
Основна частина: Основна частина записки містить саме повідомлення або прохання, що автор збирається викласти. Цю частину записки варто структурувати на абзаци або пункти, щоб зробити текст більш зрозумілим та зручним для читання. В цій частині зазначаються факти, власні спостереження, аргументи, посилання на ранжирование доводи, таблиці або ілюстрації.
Заключна частина: Заключна частина містить висновки, пропозиції або резолюції, які узагальнюють зміст записки та показують подальші дії або рекомендації. Цей розділ також може містити подяку в готовому вигляді
Дотримання цих правил та рекомендацій дозволить зробити структуру записки зрозумілою, логічною та зручною для сприйняття.