Зразок службової записки: основні правила написання та приклади

Службова записка є одним з основних видів документів, яку необхідно вміти грамотно складати і познайомитися з основними правилами її написання. Вона використовується в сфері ділового спілкування для передачі інформації, рішень, заяв, пропозицій тощо. Коректно складена службова записка має бути зрозумілою, лаконічною та змістовною.

Основні правила написання службової записки:

• Зазначення дати та номера документа;
• Визначення адресата;
• Зазначення теми заяви або повідомлення;
• Пояснення суті пропозиції або проблеми;
• Стисла аргументація своїх приклади та виклад основної думки;
• Підписання документа та вказання підписанта.

Наприклад, службова записка може використовуватися для звернення до керівництва компанії з проханням виділити кошти на проведення рекламної кампанії, або до відділу кадрів з проханням вирішити питання щодо прийому на роботу нового співробітника.

Основні правила написання службової записки

Службова записка є одним з основних видів документів, якими користуються в офісній роботі. Вона використовується для передачі інформації, подання пропозицій, робочих вказівок та інших службових документів.

При написанні службової записки варто дотримуватись певних правил, щоб забезпечити чіткість та лаконічність викладу інформації.

Основні правила написання службової записки:

1. Заголовок: в службовій записці обов’язково потрібно вказати заголовок, який максимально коротко відображає зміст документа.
2. Дату і номер: вгорі праворуч потрібно вказати дату складання записки та її номер.
3. Адресата: обов’язково вказати отримувача записки, вказати посаду та назву підрозділу, до якого звертається документ.
4. Текст: головна частина записки, де необхідно чітко викласти мету, обґрунтування та висновки, а також запропонувати можливі рішення проблеми або подати рекомендації.
5. Підпис: записка завжди підписується особою, яка її складає, і додається підписана копія.

Приклади використання тегів:

При написанні службової записки, варто слідкувати за форматуванням та використанням списків для зручності та легкості сприйняття інформації.

• Заголовок: Організація заходу “Компанія Х: шлях до успіху”
• Дату і номер: 12 жовтня 2022 року, № 456/21
• Адресата: Директору з персоналу, ТОВ “Компанія Х”
• Текст: Шановний пане Директоре! Згідно з попередніми домовленостями та відповідно до Рішення Правління акціонерного товариства “Компанія Х”, просимо організувати захід на тему “Компанія Х: шлях до успіху” для всього персоналу компанії. Деталі додані до документу. Прохання надати підтвердження про доступність конференц-зали до 15 жовтня 2022 року. З повагою, Генеральний директор ТОВ “Компанія Х” Іванов Олег Володимирович
• Підпис: Генеральний директор ТОВ “Компанія Х” Іванов Олег Володимирович

Зазначені правила допоможуть вам написати чітку та доречну службову записку, яка буде зрозуміла та лаконічна для адресатів. Дотримання правил форматування та використання тегів в тесті документу зробить його більш зручним для читання та сприятиме ефективному обміну інформацією в офісній сфері.

Структура службової записки

Структура службової записки зазвичай включає наступні елементи:

1. Дата – звичайно розташовується у верхньому правому куті записки та зазначає дату її написання.

2. Адресат – особа (або група осіб), до кого адресована записка. Цю інформацію можна розмістити під датою або у привітанні (наприклад, “Шановний(а) головний(а) бухгалтере!”).

3. Привітання – вступна частина записки, в якій висловлюється шана або привітання до адресата.

4. Зміст – основна інформація, яку потрібно передати у записці. Зазначаються факти, аргументи або інші деталі, які стосуються певного питання або справи.

5. Висновки або пропозиції – закінчальна частина записки, де можуть бути викладені висновки з викладеної інформації або висловлені пропозиції чи рекомендації щодо подальших дій.

6. Підпис – підпис особи, яка складає записку. Зазвичай розміщується під фінальною фразою або після неї.

7. Додатки (за потреби) – якщо необхідно додати додаткові матеріали або документи у записку, їх можна зазначити окремо.

Така структура допомагає забезпечити логічний порядок та зрозумілість у сприйнятті інформації, що міститься у службовій записці.

Приклади службових записок

У сучасному бізнесі службові записки використовуються для офіційного обміну інформацією між співробітниками компанії. Вони мають встановлену структуру та певні правила написання. Нижче наведено кілька прикладів службових записок різних типів:

Приклад 1: Службова записка про замовлення матеріалів

Відправник: Відділ закупівель

Получатель: Постачальник

Тема: Замовлення матеріалів

Шановний постачальнику,

Ми хотіли б замовити наступні матеріали:

• 100 штук дерев’яних дощок розміром 2×4 дюйми;
• 50 рулонів стрічки шириною 1 дюйм;
• 2000 болтів довжиною 5 дюймів.

Будь ласка, надішліть нам пропозицію з цінами та умовами доставки.

З повагою,

Відділ закупівель

Приклад 2: Службова записка про відсутність на робочому місці

Відправник: Відділ кадрів

Получатель: Керівник відділу

Тема: Відсутність на робочому місці

Шановний керівнику відділу,

У зв’язку з невідкладними особистими справами мені необхідно відсутній на робочому місці наступні дні:

• 24 квітня, 2022 року – полудень;
• 25 квітня, 2022 року – весь день.

Я зроблю все можливе, щоб заплановані завдання були виконані перед моїм відходом. Будь ласка, повідомте мені, якщо є щось, на що я повинен звернути свою увагу перед від’їздом.

З повагою,

Відділ кадрів

Приклад 3: Службова записка про результати конференції

Відправник: Відділ маркетингу

Получатель: Управління

Тема: Результати конференції

Шановні керівники,

Ми раді повідомити вас про успішне проведення нашої останньої конференції, що відбулася 15 квітня, 2022 року.

На конференції були представлені наступні доповіді та презентації:

1. Доповідь про новітні тренди в маркетингових стратегіях;
2. Презентація нового продукту компанії;
3. Доповідь про результати маркетингових досліджень.

Конференція була успішною, і наші спікери отримали багато позитивних відгуків від учасників. Ми впевнені, що ця подія дала нам можливість залучити нових клієнтів та покращити стосунки з нашими існуючими партнерами.

З повагою,

Відділ маркетингу

Записка для керівника відділу

Шановний керівнику відділу,

Наостанку ділового листа, я хотів би надати Вам деякі інформаційні матеріали та висловити свої побажання щодо подальшої роботи.

Прошу врахувати наступне:

1. Передбачається проведення наради 15 січня о 10:00 в залі засідань. Будь ласка, підтвердіть свою участь і надішліть перелік питань, які ви бажаєте обговорити.
2. На засіданні відділу 20 січня ми плануємо обговорити нові проекти, які потребують співпраці з іншими відділами. Прошу Вас підготувати перелік можливих партнерів та зв’язатися з ними заздалегідь.
3. Будь ласка, перегляньте останню версію звіту про виконання плану роботи та надішліть свої коментарі та пропозиції до 25 січня. Документи приймаються в электронному форматі.

Будь ласка, підтримуйте ефективну комунікацію зі всіма членами відділу та дотримуйтесь встановлених термінів. Це допоможе уникнути затримок і покращити загальну продуктивність роботи.

Дякую за увагу та сподіваюсь на результативну співпрацю.

З повагою,

Ім’я Прізвище

Посада

Питання та відповіді

Які основні елементи має містити службова записка?

Службова записка має містити заголовок, дату складання, вступну частину, основну частину та висновок. В заголовку зазначається назва організації або установи, до якої адресована записка. Дата складання розміщується праворуч від заголовка. У вступній частині вказується привітання та повідомляється про те, що ця записка направляється з певної причини. Основна частина містить інформацію, яку потрібно донести або запитати. Висновок містить завершальні слова, підпис та прізвище того, хто склав записку.

Як написати вступ до службової записки?

У вступній частині службової записки ви можете розпочати з привітання до адресата. Наприклад, “Шановний (Шановна) голова відділу!” або “Дорогий (Дорога) колего!”. Потім слід повідомити про те, що ця записка направляється з причини, наприклад, “Направляю вам цю записку для повідомлення про…” або “Прошу прийняти до уваги наступне…”.

Які основні правила написання основної частини службової записки?

У основній частині службової записки потрібно донести інформацію або сформулювати запитання. Кожен пункт в цій частині має бути чітким і лаконічним. Для кращого розуміння можна використовувати абзаци та маркери. Наприклад, якщо потрібно донести інформацію про проведення зустрічі, можна це зробити у вигляді такого пункту: “Згідно з попередньою домовленістю, зустріч відбудеться 15 грудня о 10:00 в залі номер 2. На зустріч запрошені всі керівники відділів.”.