Службова записка – це один з видів офіційного документа, що використовується у сфері бізнесу, державного управління та інших галузях діяльності. Її основна мета полягає в передачі інформації, повідомленні про якусь проблему або розгляду питання. Правильно складена службова записка є важливим інструментом комунікації внутрішньої та зовнішньої діяльності організацій.
Основні правила написання службової записки:
- Заголовок. У заголовку необхідно вказати назву організації або установи, дату та номер записки. Наприклад: “Комунальне підприємство “Енергетик”, 15 січня 2022 р., №123″.
- Адресат. Службова записка завжди має бути адресована конкретній особі або відділу. У полі “Кому” потрібно вказати прізвище, ім’я та посаду отримувача.
- Текст. Головна частина службової записки, де викладається питання або повідомляється про проблему. Текст повинен бути лаконічним, чітким і зрозумілим.
- Підпис. В кінці записки потрібно поставити підпис відправника та зазначити посаду.
Важливо зазначити, що формат та структура службової записки можуть відрізнятися в залежності від внутрішніх правил організації. Варто уточнити вимоги та деталі у своєму підрозділі або у відповідному документі, якщо такий існує.
Приклад службової записки:
Кому: Директору Комунального підприємства “Енергетик”
Від: Головного інженера Зразкова О.М.
Тема: Про ремонт ліфта в будинку по вул. Шевченка, 15
Шановний Володимире Миколайовичу,
Звертаю вашу увагу на необхідність негайного ремонту ліфта в одному з багатоквартирних будинків, розташованому за адресою: вул. Шевченка, 15.
Протягом останніх двох тижнів мешканці будинку зазнають значних труднощів через неправильну роботу ліфтового обладнання. Часті збої, довгі затримки і навіть несправність усіх кабін були виявлені мешканцями.
Враховуючи невідкладність ситуації та загрози безпеці мешканців, прошу вас вжити заходів для якнайшвидшого вирішення проблеми та призначити кваліфіковану команду для проведення ремонтних робіт.
Чекаю на ваші вказівки та рішення. Заздалегідь дякую за увагу та оперативну відповідь.
З повагою,
Зразков О.М.
Основні правила написання службової записки
Службова записка є документом, що використовується в організаціях для офіційного спілкування між підрозділами та працівниками. Цей документ має свої вимоги та правила написання, які варто враховувати.
- Чіткість та лаконічність – слова, фрази та речення в службовій записці мають бути зрозумілими та короткими. Варто уникати складних та недостатньо інформативних конструкцій.
- Офіційний тон – у записці варто використовувати формальну мову та стиль письма, враховуючи ієрархію та структуру організації.
- Логічна структура – службова записка має мати чітку структуру, розділяючи текст на розділи та абзаци. Записка повинна містити заголовок, вступ, основну частину, висновки та підпис.
- Форматування тексту – записка повинна бути оформлена відповідно до встановлених правил форматування, використовуючи шрифт Times New Roman або Arial розміром 12 пунктів. Параграфи повинні бути відступлені, абзаци вирівняні з обох боків.
- Наявність інформації – в записці мають бути вказані всі необхідні дані, включаючи час, місце та дату написання записки, а також реквізити організації.
Врахування цих основних правил допоможе забезпечити якість та ефективність спілкування, а також полегшить розуміння та обробку інформації стороною отримувача.
Структура службової записки
Службова записка – це документ, який використовується для офіційного звітування в організації. Вона має чітку структуру та відповідає певним правилам оформлення. Існує кілька основних розділів, які має містити кожна службова записка. Розглянемо їх детальніше.
Заголовок – перше, що бачить читач при ознайомленні з запискою. В ньому вказується назва документа – “Службова записка”, а також дані про відправника та отримувача записки.
Зміст – цей розділ допомагає швидко орієнтуватися в змісті записки. Він має містити найважливіші пункти, номери сторінок і структуровану інформацію.
Вступ – цей розділ містить короткий опис ситуації, яка спонукала до написання записки. Його мета – зацікавити читача і показати актуальність та важливість проблеми, яку доводиться вирішувати.
Основна частина – в ній розкривається основна інформація або пропозиції, які виносяться у записці. Важливо формулювати їх чітко та лаконічно, надавати аргументи та докази своїх тверджень.
Висновки – у цьому розділі коротко підводяться підсумки службової записки. Визначаються основні висновки, які можуть бути зроблені на підставі поданої інформації.
Додатки – якщо в записці є додаткові матеріали або документи, вони додаються у цей розділ. Це можуть бути таблиці, графіки, звіти та інші додаткові дані, які допомагають краще зрозуміти ситуацію.
Ця структура є загальною для багатьох видів службових записок, але в окремих випадках вона може варіюватися залежно від вимог організації або конкретної ситуації.
Важливо пам’ятати, що службова записка повинна бути оформлена згідно з установленими правилами та стандартами. Дотримуючись чіткої структури та зважаючи на потреби читача, ви зможете ефективно та чітко висловити свої думки та пропозиції та досягти бажаного результату.
Приклади написання службової записки
Нижче подано приклади написання службової записки для різних ситуацій:
Приклад 1:
Від: Заступнику директора з питань персоналу
Кому: Голові правління
Тема: Запит про підвищення посадового окладу
Шановний Голово правління!
З метою адаптації до нової посади та враховуючи мої професійні досягнення та відповідальність, прошу розглянути питання щодо підвищення мого посадового окладу.
За своєю освітою та досвідом роботи я виконую необхідні обов’язки належним чином та успішно виконую посадові функції, що підтверджується позитивними відгуками колег та керівництва. Крім того, я успішно впроваджую та реалізовую проекти, що приносять бажаний результат для компанії.
Враховуючи викладене вище, прошу вас внести зміни до мого посадового окладу та розглянути питання про підвищення окладу з урахуванням моїх здібностей, досягнень та відповідальності.
З повагою,
Іванова О.М.
Приклад 2:
Від: Директору відділу збуту
Кому: Менеджеру відділу збуту
Тема: Запрошення на зустріч з клієнтом
Доброго дня, Іванове Іване Івановичу!
Запрошуємо вас прийняти участь у зустрічі з клієнтом з питань співробітництва. Зустріч відбудеться в четвер, 25 жовтня 20XX року, о 10:00 годині в конференц-залі нашої компанії.
На зустріч будуть присутні представники нашої компанії та представники клієнта. Метою зустрічі є встановлення партнерських відносин та обговорення подальших можливостей співпраці. Прошу вас підготувати відповідну презентацію та інформаційні матеріали для зустрічі.
Будемо вдячні за вашу присутність на зустрічі і віримо, що ваші знання та професійна підготовка сприятимуть успішному розвитку співробітництва з нашим клієнтом.
З повагою,
Петренко О.В.
Приклад 3:
Від: Голові приймальної комісії університету
Кому: Абітурієнтові
Тема: Подання документів для вступу на навчання
Шановний абітурієнте!
Інформуємо вас про те, що прийом документів для вступу на навчання у наш університет розпочато. Запрошуємо вас надати необхідну документацію та зареєструватися на сайті приймальної комісії.
Для вступу на навчання необхідно надати такі документи:
- Заяву з вказанням обраної спеціальності та форми навчання.
- Копію свідоцтва про повну загальну середню освіту.
- Копію ідентифікаційного коду.
- 2 кольорові фотокартки розміром 3×4 см.
Зверніть увагу, що термін подання документів до приймальної комісії закінчується 10 липня 20XX року.
Залишається відкритою можливість зареєструватися та подати документи онлайн на сайті приймальної комісії.
Бажаємо вам успіхів у вступному конкурсі та надіємося на співпрацю з вами у найближчому майбутньому.
З повагою,
Петрова Н.О.
Питання та відповіді
Що таке службова записка?
Службова записка – це офіційний документ, який складається для інформування, комунікації або звітування в організації або між організаціями. Вона має точну структуру та певні правила написання.
Чи є приклади написання службової записки?
Так, існують різні приклади написання службової записки, які можуть бути використані в якості шаблону. Наприклад, загальний приклад такої записки можна знайти на сайтах організацій або у спеціальних посібниках з офіційної ділової кореспонденції.