Шановна(ий) [ПІБ отримувача],
Дякуємо Вам за Ваше звернення, яке ми отримали [дата отримання звернення]. Ми розглянули Вашу службову записку й готові надати Вам наступну відповідь.
Ваша службова записка [номер записки/дата підписання] розкриває важливі питання, і ми хочемо зазначити, що Ваші побажання та конкретні пропозиції будуть враховані. Ми сповістимо наших відповідальних спеціалістів про Вашу записку та залучимо їх до подальших обговорень.
Очікуйте отримання подальшої інформації та відповіді з приводу Вашої службової записки протягом [строк]. Ми багато уваги приділяємо розв’язанню питань, виниклих у наших клієнтів, тому Ваше звернення має велике значення для нас.
З повагою,
Команда компанії [Назва компанії]
Розглянемо приклад відповіді на записку
Шановний читачу,
Дякуємо Вам за надсилання запиту через службову записку. Ми вдячні за проявлену Вами увагу і готові допомогти Вам вирішити пов’язаний з цим питання.
Заява, висловлена у Вашій записці, була детально розглянута нашою службою. Ми дослідили згадану ситуацію і враховуємо Ваші звернення, аби знайти найкращий шлях розв’язання проблеми.
Ми хочемо повідомити Вас, що Ваше звернення потрапило увагу наших відповідальних співробітників. Ми вже розпочали процес вирішення цього питання, що допоможе нам досягти бажаного результату.
Наша компанія завжди намагається забезпечити якість і швидкість обслуговування наших клієнтів, і Ваше згадане питання є нашим пріоритетом. Ми глибоко цінуємо Вашу співпрацю і довіру до нашої компанії.
Будьте напевнені, що ми зробимо все можливе, щоб Ваше питання було вирішено якнайшвидше. Ми ще раз вибачаємося за можливі незручності, викликані цим інцидентом.
Якщо у Вас виникли будь-які додаткові питання або проблеми, будь ласка, не соромтесь звертатися до нас. Наші фахівці завжди готові надати Вам кваліфіковану допомогу і відповісти на всі Ваші запитання.
Щиро вдячні за Ваш час і розуміння.
З повагою,
Команда підтримки клієнтів
Офіційна відповідь на службову записку
Шановний пане/пані [ПІБ отримувача]!
Дякуємо за надану Вами службову записку [номер записки] від [дата отримання записки] щодо [тема записки]. Ми докладно розглянули Ваші звернення та проаналізували ситуацію.
У відповідь повідомляємо, що:
- Зміст відповіді:
- У нас немає достатньої інформації/підстав для прийняття рішення щодо Вашого звернення.
- Ми згодні з Вашими пропозиціями/рекомендаціями та готові вжити необхідних заходів для вирішення цього питання.
- Ваші вимоги не підпадають під наші компетенції/призначення, і ми рекомендуємо Вам звернутися до відповідної інстанції/органу.
- Дії та строки:
- Протягом [строк] ми здійснимо слідуючі дії для вирішення Вашого звернення: [вкажіть заплановані дії].
- Ми приступимо до виконання Ваших пропозицій/рекомендацій найближчим часом/при першій можливості.
- Рекомендуємо Вам зв’язатися з [Назва інстанції/органу], який спеціалізується на таких питаннях та зможе Вам надати більш детальну відповідь.
- Додаткова інформація:
- Ви можете звернутися до нашої служби підтримки за телефоном [контактний номер] або по електронній пошті [електронна пошта] для отримання додаткової інформації.
- Будь ласка, надайте нам додаткову інформацію, якщо вона доступна.
- Через технічні проблеми/независимих від нас обставин, ми можемо затримати відповідь на Ваше звернення.
Звертаємо Вашу увагу, що дана відповідь є офіційною та має характер консультації. Зверніться за правовими чи іншими порадами до спеціалістів у відповідній галузі.
Дякуємо за звернення до нас. Будь ласка, з повагою та розумінням ставтеся до цієї ситуації.
З повагою,
[Ваше ПІБ та посада]
Приклад відповіді українською мовою
Від кого: Директору компанії “ТОВ Експрес”
Тема: Запит щодо розширення парку транспортних засобів
Шановний директоре!
Дякуємо Вам за надану можливість попрацювати в компанії “ТОВ Експрес” та проявлене довір’я. За останні місяці ми успішно виконували усі надані завдання та досягнули запланованих результатів.
Зважаючи на постійне зростання обсягів робіт та замовлень, ми бачимо потребу в розширенні нашого парку транспортних засобів. Згідно з аналізом ринку та потребами наших клієнтів, нам потрібні додаткові автомобілі вантажної та легкової категорій. Бачимо можливість покрити ці потреби шляхом закупівлі нових транспортних засобів або оренди відповідних автомобілів.
Зараз надаються докладність стосовно планування розширення парку:
- До 1-го кварталу 2022 року необхідно придбати 5 нових вантажних автомобілів вантажопідйомністю не менше 5 тонн.
- До 2-го кварталу 2022 року, в зв’язку зі збільшенням кількості довгострокових контрактів, потрібно орендувати додаткові 3 легкових автомобілі.
- Для покриття потреб лише протягом 2022 року, передбачається поступова закупівля ще 5 вантажних автомобілів та 2 легкових автомобілів.
Будемо дуже вдячні, якщо Ви знайдете час для обговорення планування розширення нашого автопарку та вартості потенційних закупівель. Просимо надати напрямки, які нам слід врахувати в процесі вибору транспортних засобів або партнерів з оренди.
Дякуємо за увагу та очікуємо на Ваші вказівки.
З повагою,
Команда компанії “ТОВ Експрес”