Службова записка є документом, який з шанобливою вимогою висловлюється до вищого керівництва, представляє певну інформацію, аргументує певні переконання та рекомендації. Цей документ є невід’ємною частиною службової комунікації та неправильне оформлення може призвести до непорозумінь та недорозумінь. У даній статті ми розглянемо приклади оформлення службової записки та надамо корисні поради її писання.
Оскільки службова записка є офіційним документом, її оформлення має відповідати встановленим нормам. Перш за все, необхідно вказати повне ім’я та посаду автора, а також повне ім’я та посаду адресата. Далі, у назві самого документа слід використовувати термінологію, яка відповідає його змісту, наприклад: “Записка про розгляд питання проведення тренінгу для співробітників” або “Записка щодо стану виконання плану роботи”.
Далі слід висловити суть записки, скориставшись лаконічними та інформативними реченнями. Для кращого розуміння можна використовувати пункти, переліки або таблиці. Завершуючи записку, можна надати викладену інформацію рекомендації або підкреслити необхідність вжиття певних заходів. Наприклад, у фразі “Пропоную затвердити план заходів з випуску нового товару до кінця наступного кварталу” або “Категорично рекомендую збільшити бюджет на рекламну кампанію”.
Важливо пам’ятати, що службова записка має бути структурованою, логічною та зрозумілою. Дотримання вимог щодо оформлення та виразності тексту допоможе досягти бажаного ефекту та сприяє вирішенню питань, що порушуються у записці.
Зразок службової записки
Шановний Петре Олексійовичу!
Направляю Вам службову записку з приводу потреби придбання нової оргтехніки для нашого відділу. Враховуючи розвиток технологій та зростання обсягу роботи, старе обладнання не відповідає нашим потребам.
Пропоную замовити наступні пристрої:
- Комп’ютери: 5 шт.
- Принтери: 3 шт.
- Сканери: 2 шт.
Ціна та характеристики обладнання залежать від виробника та моделі, тому я просив би Вас затвердити загальний бюджет на придбання оргтехніки в розмірі 50 000 грн. Таким чином, ми зможемо вибрати найкращі пропозиції на ринку та забезпечити високу продуктивність нашого відділу.
Зазначаю, що ця необхідність зумовлена також високою надійністю нових пристроїв, що зменшить ймовірність виникнення технічних проблем та витрат на ремонт.
Буду вдячний за ваше розглядання даної пропозиції та оперативну відповідь.
З повагою,
Іванов Іван Іванович
Голова відділу IT
Прклади оформлення
Уміння добре оформити службову записку є дуже важливим у навчанні та роботі. Нижче наведено кілька прикладів оформлення службових записок, які можуть вам пригодитися.
Приклад 1: Простий список
- Пункт 1
- Пункт 2
- Пункт 3
Приклад 2: Нумерований список
- Крок 1
- Крок 2
- Крок 3
Приклад 3: Таблиця
| № | Назва | Ціна |
|---|---|---|
| 1 | Молоко | 20 грн |
| 2 | Хліб | 10 грн |
| 3 | Яйця | 5 грн |
Приклад 4: Виписка
Виписка зі службової записки:
- Прізвище: Іванов
- Ім’я: Олександр
- Посада: Старший аналітик
- Підрозділ: Відділ досліджень
Поради щодо написання
- Використовуйте чітку структуру. Зразок службової записки має відповідати загальному стандарту та містити усі необхідні розділи, такі як вступ, основну частину та висновок.
- Уникайте зайвих деталей. Спробуйте дотримуватися лаконічності та простоти у викладі інформації. Уникаючи надмірної деталізації, ви дозволите отримувачу швидше зорієнтуватися в ситуації.
- Звертайте увагу на граматику та орфографію. Зразок службової записки має бути бездоганним з точки зору мови. Перед надсиланням записки переконайтесь, що вона не містить помилок.
- Будьте конкретними та короткими в опису проблеми або питання. Встановлюйте точну мету відповідно до контексту та обмежуйтесь лише необхідною інформацією.
- Користуйтесь програмними засобами для перевірки тексту. Використовуйте програми для перевірки правопису та граматики, щоб убезпечити себе від непрофесійних помилок.
- Виключайте необґрунтований перебір різних варіантів. Якщо у вас виникає сумнів щодо стилістики або формату записки, краще використовувати стандартні правила та застосовувати їх строго.
- Перевіряйте послідовність своїх міркувань. Зразок службової записки має бути логічною послідовністю думок та інформації. Переконайтеся, що ваша записка має чіткий та зрозумілий розподіл ідей.
- Уникайте використання складних термінів та вузькоспеціалізованої лексики. Якщо це можливо, старайтеся використовувати просту та доступну мову, щоб ваше повідомлення було зрозумілим для всіх отримувачів.
- Продумайте структуру записки перед написанням. Перш ніж почати писати записку, сплануйте її вміст та структуру. Придумайте заголовки для кожного розділу та складіть короткий план написання.
Питання та відповіді
Які основні вимоги до оформлення службової записки?
Службова записка повинна бути оформлена на офіційному бланку відповідного підприємства або установи. На правому верхньому куті повинно бути зазначено найменування організації, адресу та контактні дані. У верхній середній частині записки слід зазначити дату її складання, а також найменування і посаду особи, якій вона адресована. Службова записка повинна мати зрозумілий заголовок, після якого слід пояснення з метою складання записки. В основній частині записки описується суть проблеми або питання, а також проситься вирішення або відповіді на нього. Закінчується записка найменуванням і посадою особи, яка її підписує, та датою. Оформлення записки має бути чітким та лаконічним.
Які є приклади службових записок?
Існує багато прикладів службових записок в залежності від конкретної ситуації, про яку треба написати. Деякі з них: службова записка про прохання отримати дозвіл на відрядження, службова записка про прохання надати виплату премії, службова записка про прохання отримати відпустку, службова записка про інструктаж з пожежної безпеки тощо. У кожному прикладі службової записки важливо дотримуватися встановлених вимог до оформлення та структури записки.
Як правильно написати службову записку?
Щоб правильно написати службову записку, потрібно уважно вивчити вимоги щодо оформлення та структури записки. Почніть з офіційного бланку, на якому повинні бути зазначені реквізити організації. Визначте дату та адресата записки. Придумайте чіткий та зрозумілий заголовок. Описуйте суть питання, яке потрібно вирішити або на яке потрібно отримати відповідь. Закінчуйте записку своїм підписом та датою. Пам’ятайте, що важливо використовувати лаконічну та чітку мову в записці.